Канцелариско и архивско работење

Самиот израз „Канцелариско работење“ потекнува од латинскиот збор „Канцели“ (решетка, преграда, ограда), што значи преградена соба или канцелариска просторија во која луѓето (службениците) ги извршуваат основните работи како помошни. Канцелариското работење е помошна дејност која се состои од работи и задачи кои се извршуваат во канцелариите на државните органи, претпријатија и други институции, правни лица кои придонесуваат во извршувањето на основната дејност (основните работи) поради која и постојат овие органи и институции. Но, иако канцелариското работење преставува помошна дејност, без него не може да се замисли извршувањето на основната дејност на било кој орган и институција. Во потесна смисла на зборот канцелариското работење ги опфаќа работите во врска со примањето, прегледувањето, распоредувањето и доставување на актите (предметите) во обработката (работата), потоа испраќањето на решените акти, архивирањето и чувањето на актите, односно предметите. Заради ефикасно извршување на задачите, канцелариските работници мораат да се држат до следните начела:
  • Начело на единственост, канцелариското работење да се извршува на единствен начин;
  • Начело на точност, канцелариските работи мораат да се извршуваат врз основа на точни факти и околности, утврдени на точен и сигурен начин;
  • Начело на експедитивност, канцелариските работи да се извршуваат со успех и навреме;
  • Начело на еднобразност, канцелариското работење да се извршува на поедноставен начин и еднобразно;
  • Начело на прегледност, канцелариската работа да се извршува по определен редослед, кој ќе обезбеди сите предмети да се извршуваат навреме (во рок) и на квалитетен начин;
  • Начело на едноставност и економичност, работите во органотт или институцијата да се извршуваат на едноставен начин, со трошење на помалку средства, умствена и физичка енергија и време.
За полесно разбирање на процесот на канцелариско и архивско работење потребно е да се објаснат следните основни дефиниции:
  • Акт е секој пишуван текст со кој се покренува, дополнува, менува, прекинува или завршува некое службено дејство;
  • Прилог е пишан или на друг начин забележан состав (исправа, графикон, табела, цртеж, аудовизуелен, компјутеризиран материјал и сл.) или физички предмет кој се приложува кон актот заради дополнување, објаснување или докажување на содржината на актот;
  • Предмет е збир на акти и прилози што се водат под ист основен број и кои се однесуваат на исто прашање или задача, а преставуваат единствена целина;
  • Досие е збир на повеќе предмети кои се однесуваат на иста материја и на правно, односно физичко лице;
  • Документарен материјал е целиот изворен и репродуциран (пишуван, цртан, печатен, фотографиран, фонографиран, компјутерски регистриран, читливо, со машина или на друг начин забележан) материјал и книги, картотеки, и други евиденции за тој материјал, создадени во работата на државните органи, претпријатијата, судовите, единиците на локална самоуправа и други правни лица.
  • Архивска граѓа е одбран, изворен и репродуциран (пишуван, цртан, печатен, фотографиран, фонографиран, компјутерски забележан, читливо, со машина или на друг начин забележан) документарен материјал од трајна вредностод значење за државата, науката, културата и за друѓи потреби, што настанале во работата кај имателот;
  • Папка е збир од повеќе предмети или досиеја кои по завршената постапка, се чуваат средени во исти корици:
  • Архивска кутија е стандардизирано средство за чување и заштита на архивската граѓа;
  • Писарница е работна единица во состав на државните органи, претпријатијата и другите правни лица во која се вршат канцелариски работи: примање, отварање, прегледување, распоредување и заведување на актите, доставување на актите во работа, административно-техничка обработка, испраќање на актите, разведување и предавање на свршените акти од писарницата во архивата;
  • Архива е составен дел од писарницата каде се чуваат завршените акти и предмети, односно архивската граѓа до предавање во Архивот, а документарниот материјал до него уништување.
Превземи: Тарифник за висина на надоместоци за давање услуги на работниците кои работат на канцелариски и архивски работи кај имателите (2015 г.)
Движете нагоре