ИНСПЕКЦИСКИ НАДЗОР

Надзор над спроведувањето на одредбите од Законот за архивски материјал врши Државниот архив на Република Македонија, преку Одделението за инспекциски надзор кое функционира во рамките на Секторот за инспекциски надзор и заштита на архивскиот материјал кај имателите.

Одделението за инспекциски надзор е задолжено да врши инспекциски надзор врз архивското работење кај имателите на јавен архивски и документарен материјал и врз канцелариското и архивското работење кај имателите на приватен архивски и документарен материјал. Инспекторите за архивски материјал поседуваат лиценци за вршење на инспекциски надзор, издадени од Инспекцискиот совет, а надзорот го вршат согласно Законот за архивски материјал и Законот за инспекциски надзор, како и законите за општа управна постапка и за прекршочна постапка.

При инспекцискиот надзор кај имателите на јавен архивски материјал се утврдува дали државните органи и јавните институции ги почитуваат обврските предвидени со законските и подзаконските акти за архивско работење, а посебно:

• Дали се донесени планови на архивски знаци со листи на архивски и документарен материјал и дали е добиена согласност од Државниот архив за нивна примена;
•  Дали се врши тековно одбирање на архивскиот од документарниот материјал и дали се евидентира со опис и попис што се доставува во Државниот архив;
•  Дали се врши издвојување и попис на документарниот материјал чии рокови за користење се изминати и дали е добиена согласност од Државниот архив за уништување на предложениот материјал;
•  Дали се чуваат архивскиот и документарниот материјал во изворна форма и дали се обезбедува нивна заштита од оштетување, исчезнување или уништување;
•  Дали архивскиот материјал се предава во Државниот архив во законски определените рокови.

Кај имателите на приватен архивски и документарен материјал, инспекцискиот надзор се врши согласно член 32 од Законот за архивски материјал, според кој имателите на приватен архивски и документарен материјал се должни да водат основна или сопствена евиденција за архивскиот и документарниот материјал, да донесат план на архивски знаци со листа на архивски и документарен материјал, да вршат тековно одбирање на архивскиот од документарниот материјал и да го чуваат трајно архивскиот материјал согласно со овој закон, а имателите на приватен архивски материјал кои имаат до 49 вработени се должни да донесат план на архивски знаци со листа на архивски и документарен материјал, доколку имаат архивски материјал и да го чуваат трајно архивскиот материјал.

Инспекцискиот надзор има пред сè превентивна функција, а се изрекуваат инспекциски мерки и санкции само тогаш кога со превентивната функција не може да се обезбеди целта на надзорот. Согласно Законот за архивски материјал една од основните надлежности на Државниот архив е да обезбеди заштита на јавниот архивски материјал кој е сопственост на Република Македонија и да го презема на трајно чување во законски определените рокови. Затоа, во текот на инспекцискиот надзор инспекторите од Државниот архив посебно обрнуваат внимание на условите во кои имателите ги чуваат и ги заштитуваат документите кои согласно Планот со листата на архивски и документарен материјал се дефинирани како архивски материјал и кои по 20 години од нивното создавање ќе бидат предадени на трајно чување во Државниот архив на Република Македонија.