НАДЛЕЖНОСТИ И ЗАДАЧИ НА ДРЖАВНИОТ АРХИВ НА РЕПУБЛИКА СЕВЕРНА МАКЕДОНИЈА
ЗАШТИТА НА АРХИВСКИОТ МАТЕРИЈАЛ КАЈ ИМАТЕЛИТЕ
Една од значајните обврски на Државниот архив на Република Северна Македонија е редовно следење на состојбата со архивскиот материјал кај имателите односно создавачите. Овие задачи Архивот ги реализира преку Секторот за инспекциски надзор и заштита на архивскиот материјал кај имателите и средување и обработка на архивскиот материјал во чиј состав работат: одделението за заштита на архивскиот материјал кај имателите и средување и обработка на архивскиот материјал и одделението за инспекциски надзор со овластени инспектори.
Одделението за заштита на архивскиот материјал кај имателите врши евиденција и континуирано следење на создавачите и имателите на архивскиот материјал. Имателите се класифицираат во две категории – приоритетни и неприоритетни и се формира досие за секој имател одделно.
Посетите кај имателите и стручно-методолошката помош се состојат од: стручна помош во изработка на планови и листи, на архивски знаци на канцелариското работење, одбирање, евидентирање и прием на материјал и сл. За секоја посета се изработуваат записници од посетите, со констатирање на состојбите и мерки и рокови за отстранување на констатирани неправилности.
Класификацијата и валоризацијата кај имателот се врши преку донесувањето и примената на плановите на архивските знаци и листите на документарен материјал со рокови на чување како и листите на архивскиот материјал. За примена на плановите и листите Архивот издава согласност за нивна примена. Во Република Северна Македонија, почнувајќи од 1968 година, е пропишан Општ дел, на планот и листи кој за сите иматели е ист и Посебен дел на планот и листите кој се изготвува според специфичната поставеност на имателот, која произлегува од нејзината функционална структура.
Евидентирањето на архивскиот материјал се надоврзува на одбирањето. Одбраниот архивскиот материјал од трајна вредност, согласно со листите, се евидентира аналитички, по пат на изработка на опис и попис.
За издвоениот документарен материјал, на кој му изминале роковите за чување, имателот изработува посебен лист и го информира Архивот, кој дава Согласност за негово уништување. Согласно со утврдениот законски рок, имателот е должен да го предаде архивскиот материјал во Архивот во изворна, одбрана, средена и евидентирана состојба.
Одделението за инспекциски надзор кај иматели за извршениот увид во состојбата со документарниот и архивскиот материјал, составува записник. Во записникот се даваат предлог-мерки што имателот е должен да ги преземе заради отстранување на утврдените недостатоци и пропусти со рокови за нивно спроведување. Ако при вршењето на инспекцискиот надзор, инспекторот утврди дека имателот сторил прекршок или кривично дело, поднесува барање до директорот на ДАРСМ за поведување прекршочна или кривична постапка против одговорното лице.
ЗАШТИТА НА АРХИВСКИОТ МАТЕРИЈАЛ ВО АРХИВОТ
Одделението за заштита на архивскиот материјал – Депо, работи на прием на архивскиот материјал кој се врши по пат на: преземање од имателите, откуп, подарок, депозит и од архивски истражувања во архивите во странство.
Евидентирањето на архивскиот материјал во депоата на архивите во Република Северна Македонија е според Упатството за единствено и задолжително евидентирање на архивскиот материјал и фондови во архивите во Република Македонија. Архивските фондови и збирки се класираат во 3 категории, во зависност од времето на настанувањето и значењето на архивскиот материјал.
Архивскиот материјал од депото се издава за: обработка и изработка на информативни помагала, техничко-технолошка заштита (микрофилмување, конзервација и реставрација и книговрзнички работи), користење, изложби и сл.
Заштитата на архивскиот материјал започнува со прием во Државниот Архив, каде по преземањето се вршат заштитни мерки: обеспрашување, дезинфекција, микрофилмување, конзервација и реставрација.
Превентивната заштита се состои во сместување и чување на архивскиот материјал во наменски изградени депоа, обезбедени од директна сончева светлина со регулирање на температурата и релативната влажност во приближни граници, според пропишаните архивистичките стандарди. Тие се состојат во регулирање на температурата и релативната влажност во граници што ги дозволуваат можностите на Архивот и дезинфекција на загадениот архивски материјал во специјална вакуум-комора и во лабораторијата за конзервација на документите што се реставрираат. Дезинфекцијата се врши во зависност од загаденоста што се утврдува врз основа на редовните микробиолошки анализи. Од добиените резултати се преземаат мерки за отстранување на причинителите на оштетувањата: дезинфекција на поединечни документи, одлепување на слепени листови, капење, белење, отстранување флеки, испирање, неутрализација по сув и мокар пат, сушење и рамнење, подготовка на лепила за рачна реставрација, зајакнување на документите со карбоксил метил и хидроксил метил целулоза, рачна реставрација и машинска реставрација и ламинација.
Микрофилмувањето се врши на средени и обработени фондови со изработени научно-информативни средства. Фондовите се микрофилмуваат на ленти и микрофиши; се проверува квалитетот на снимениот материјал на микрочитач и дезинтометар, а се вршат промивање и регенерација на постарите микрофилмски ленти.
Во книговрзницата се укоричуваат и се подврзуваат архивските книги и се изработуваат соодветни архивски кутии, за чување на архивскиот материјал во сите депоа на Државниот архив на Република Северна Македонија.
Службата за техничка документација ја презема техничката документација од објектите од посебен интерес за Републиката (стратешки објекти). Преземената техничката документација се евидентира, се подготовува за снимање и се обработува снимениот материјал. Од снимениот материјал се изработуваат три вида микрофилм: негатив, позитив и дијазо.
СРЕДУВАЊЕ И ОБРАБОТКА НА АРХИВСКИ МАТЕРИЈАЛ
Заради единствен методолошки пристап во средувањето, евидентирањето и обработката на архивскиот материјал се користат општи и посебни стручно-методолошки упатства за работа. Општите упатства ја регулираат методологијата на одделни фази и процеси во работата, а посебните стручно-методолошки упатства ја регулираат методологијата на средувањето-обработката на поединечни фондови или збирки, или група фондови-збирки, начинот на евидентирањето и видот на научно-информативните средства што треба да се изработат.
Стручно-методолошките упатства ги содржат следните елементи:
- Краток историјат на творецот на фондот (фондообразувачот)
- Организациска поставеност и внатрешни реорганизации
- Класификациски план со работна инструкција
- Листи на архивскиот и документарниот материјал.
Процесот на средување и обработка на архивските фондови се одвива во фази.
Средувањето на архивскиот материјал се спроведува на сите фондови и збирки што се примени во несредена и неевидентирана состојба и опфаќа:
- класификација, обработка, сигнирање и фолијација на архивските книги,
- класификација на актите по фондови и години,
- класификација на материјалот на одредена организациска единица (од најниската кон највисоката година) или класификација во рамките на секоја година,
- внатрешна систематизација на списите во рамките на предметот, фолијација и конечна валоризација на архивскиот материјал – хронолошко или тематско средување, комплетирање и сл.
- изработка на внатрешни описи на секоја архивска кутија – како составен дел на сумарниот инвентар, сумарен преглед на архивскиот материјал на целиот фонд, односно збирка и список на архивскиот материјал за конзервација и реставрација.
Средувањето на фондот завршува со изработка на сумарниот инвентар за фондовите и збирките што не се од особено значење, а позначајните фондови и збирки се обработуваат.
Обработката на архивскиот материјал опфаќа изработка на куси содржински податоци за секој поединечен документ во вид на регест, аналитичен инвентар и водичи низ микрофилмуваниот архивскиот материјал. Регести се изготвуваат за фондовите до 1918 година, за периодот на национално-ослободителното движење (1941-1944) година, семејни и лични фондови и фондови на револуционери. За останатите значајни фондови се изработува аналитичен опис (инвентар) на предметите.
- Аналитичен инвентар се изработува на предметите – архивските единици во концизно искажана содржина на предметот според хронолошки или азбучен редослед.
- Регестот е концизно излагање на содржината на еден документ или предмет со податоци за надворешните особености (за мошне значајни и стари документи) со наведување на податоци за датата, адресантот и адресатот.
Елементи на опис:
- Архивска сигнатура, која го содржи бројот на архивот, бројот на фондот (збирката), редниот број на пониската описна единица во фондот (или бројот на кутијата), реден број на предметот во рамките на пониската описна единица, реден број на документот во рамките на предметот и листови „од-до“ во континуитет, во рамките на пониската описна единица (пример: 01.0159.0215.110/0215-0226).
- Дата на настанувањето
- Место на настанувањето
- Наслов на предметот, односно документот
- Адресант и адресат
- Кратка содржина на предметот односно документот
- Надворешни особини на документот – белешката за оригиналноста, јазикот, писмото, димензиите, бојата на мастилото и бројот на листовите.
Кај микрофилмовите се наведуваат и фондот, сигнатурата од микрофилмската збирка, бројот на снимките и (или) редните броеви на снимките од лентата.
Водичите низ микрофилмуваниот архивскиот материјал се однесуваат на микрофилмуваните фондови донесени од истражувања во странски архиви и се изработени за да го упатат корисникот во содржинските податоци за одреден микрофилмуван фонд на најбрз начин. Тие се поткрепени со тематски, географски и именички регистри, со соодветните микрофилмски сигнатури.
На крајот од обработката на фондот се изработува историска белешка, кратка содржина на целиот фонд и се докомплетира досието на фондот. Работниот картон на фондот го следи движењето на фондот од неговиот прием во Архивот до конечната обработка и преземените интервенции на фондот – микрофилмување, конзервација и реставрација.
ИСТРАЖУВАЊЕ, КОРИСТЕЊЕ И ПУБЛИКУВАЊЕ НА АРХИВСКИ МАТЕРИЈАЛ
За да се дополнат архивските фондови со кои располага Државниот архив на Република Македонија, се остварува истражувачка дејност за откривање, евидентирање и снабдување на документи што се наоѓаат во приватна сопственост или во разните архиви, библиотеки и други установи во повеќе земји.
Во земјава истражувањето се изведува со ангажирање на архивисти од Државниот архив на Република Македонија, така што со можните иматели се води преписка, се остваруваат лични контакти и се договараат условите под кои може да се остапи архивскиот материјал што е во приватна сопственост.
Во странство одделно внимание се посветува на склучувањето на билатерални договори за соработка со соодветните архивски служби во земјите каде што постои интерес за обострано истражување. Досега Државниот архив на Република Македонија има склучено договори со архивските центри во Бугарија, Турција, Полска, Австрија, Словенија и Русија, Италија, Руска федерација,Србија, Црна Гора и др.
По истражувањата во земјава се организира приемот на архивскиот материјал во Државниот архив на Република Македонија.
Користењето на архивскиот материјал во Државниот архив на Република Македонија е регулирано со Законот за архивски материјал и други акти на Архивот, како и со роковите и условите утврдени меѓу имателите на материјалот и Државниот архив на Република Македонија при нејзиниот прием.
Архивскиот материјал може да се користи, ако фондовите и збирките што се интересни за корисниците, се во средена или архивистички обработена состојба. Во принцип се користат копии од материјалот (ксерокс-копии или микрофилмови). Државниот архив на Република Македонија во сите објекти има наменски простории – читални за користење на материјалот.
Користењето на архивскиот материјал во Државниот архив на Република Македонија се покренува со поднесување на Пријава за користење на архивски материјал, во која покрај личните податоци се пријавува и темата. Изборот на архивскиот материјал се врши преку преглед во научно-информативните средства за материјалот. Во моментот, изборот на архивскиот материјал може делумно да се направи преку Информацискиот систем на Архивот. Барањето за користење на архивскиот материјал се базира на насловот или на збирката и сигнатурата.
По барање на корисниците се врши копирање (ксерографирање, фотокопирање, микрофилмување или скенирање) на материјалот што ги интересира.
За секој корисник на архивски материјал се оформува досие во кое се содржани пријавите за користење, заемните листови и барањата за копирање.
Публикувањето на архивскиот материјал се одвива во согласност со издавачката политика на Архивот. Главна определба е објавувањето на архивскиот материјал што се наоѓа во Архивот во оригинал или пак е донесен репродуциран од истражувањата во странство. Планирањето првенствено ги следи утврдените серии (турски, англиски, австриски и други) на документите за историјата на македонскиот народ и одбележувањата на значајни јубилеи на Република Македонија и на значајни личности од националната и локалната историја.
Предлозите за објавување потекнуваат од архивските работници и други научни работници. За прифатените трудови се избираат двајца рецензенти – експерти за областа и периодот, чии мислења се значајни во дефинитивното печатење.