Fonde Dhe Përmbledhje

(SKEMA E KLASIFIKIMIT)

A. FONDE ARKIVORE TË ORGANEVE SHTETËRORE, INSTITUCIONEVE, SHOQATAVE, ORGANIZATAVE DHE INSTITUCIONEVE TJERA

1. DREJTORI DHE SHËRBIME PUBLIKE

1.2. Fonde Arkivore deri në vitin 1918.
1.3. Fonde Arkivore 1918-1941.
1.4. Fonde Arkivore 1941-1944.
1.4.1. Organet çlirimtare kombëtare
1.4.2. Organe të okupatorëve dhe bashkëpunëtorëve
1.5. Fonde Arkivore pas vitit 1944.
1.6. Vetëqeverisja lokale

Brenda këtyre periudhave, fondet janë të rradhitura sipas kompetencave territoriale dhe reale / nga më të larta në më të ulta/. Fondet Arkivore të rangut të njejtë, sipas rradhitjes alfabetike të emrit të vendit-selisë të krijuesit të fondeve.

2. JURISPODENCË

2.1. Periudha deri në vitin 1944
2.2. Periudha pas vitit 1944

Brenda këtyre periudhave, rradhitja e tyre është e përcaktuar sipas nivelit, kurse në nivel të njejtë – sipas rradhitjes alfabetike të emrit të vendit-selisë të krijuesit të fondeve.

3. NJËSI USHTARAKE, INSTITUCIONE DHE ORGANIZATA

3.1. Periudha deri në vitin 1944
3.2. Periudha pas vitit 1944
3.2.1. Njësi çlirimtare kombëtare, institucione dhe organizata
3.2.2. Njësi Okupatore, institucione dhe organizata.

Brenda në periudhat /dhe nëngrupet/ rradhitja është e përcaktuar sipas nivelit, gjegjësisht sipas strukturës organizative të ushtrisë.

4 INSTITUCIONE DHE ORGANIZATA ARSIMORE, KULTURORE DHE SHKENCORE

4.1. Institucione dhe Organizata Arsimor
4.2. Institucione dhe Organizata Kulturore
4.3. . Institucione dhe Organizata Shkencore

Brenda nëngrupeve, rradhitja e fondeve arkivore përcaktohet sipas llojeve të institucioneve dhe niveleve, ndërsa në kuadër të nivelit - sipas rënditjes së alfabetit të emrave të vendit - selisë të krijuesve të fondeve.

5. INSTITUCIONE SOCIALE DHE SHËNDETËSORE

5.1. Institucione Sociale
5.2. Institucione Shëndetësore

Brenda në nëngrupet, renditja e fondeve arkivore është e përcaktuar sipas llojit dhe niveleve të insitucioneve, ndërsa në kuadër të nivelit – sipas renditjes alfabetike të emrit të vendit-selisë të krijuesit të fondeve.

6. VEPRIMTARIA EKONOMIKE DHE BANKARE

6.1. Periudha deri në vitin 1944
6.1.1. Banka dhe ente monetare
6.1.2. . Shoqata Ekonomik
6.1.3. Ndërmarrje Ekonomike
6.1.3.1. Industri dhe xehetari
6.1.3.2. Bujqësia dhe pylltaria
6.1.3.3. Tregti, hotelieri dhe turizëm
6.1.3.4. Komunikacion
6.1.3.5. Të tjera
6.1.4. Zejtari
6.1.5. Kooperativa
6.1.6. Të tjera

6.2 Periudha pas vitit
6.2.1. Banka dhe ente monetare
6.2.2. Shoqata Ekonomike
6.2.3. Ndërmarrje Ekonomike
6.2.3.1. Industri dhe xehetari
6.2.3.2. Bujqësi dhe pylltari
6.2.3.3 Tregti, hotelieri dhe turizëm
6.2.3.4. Komunikacion
6.2.3.5. Të tjera
6.2.4. Zejtari
6.2.5. Kooperativa
6.2.6. Të tjera

Brenda në grupet dhe nëngrupet, renditja e fondeve arkivore është e përcaktuar sipas renditjes alfabetike të emrit të vendit-selisë të krijuesit të fondeve.

7. ORGANIZATA SHOQËRORO-POLITIKE, PARTI POLITIKE, SHOQATA DHE SHOQËRI

7.1. Organizata politike dhe shoqëroro-politike
7.1.1. Organizata përparimtare politike dhe shoqëroro-politike
7.1.2. Qytetare dhe tjera
7.2. Korporata klasore
7.3. Shoqata humanitare
7.4. Shoqata kulturoro-arsimore
7.5. Shoqata dhe Shoqëri Artistike
7.6. Shoqata dhe Shoqëri Sportive
7.7. Të tjera
7.8. Organizata joqeveritare

Renditja e fondeve arkivore brenda në nëngrupet është e përcaktuar sipas llojeve dhe rangut, ndërsa pastaj sipas renditjes alfabetike të emrit të vendit-selisë së krijuesit të fondeve.

8. ORGANIZATA FETARE

8.1. Kisha ortodokse lindore
8.1.1. Kisha Greke në Maqedoni
8.1.2. Egzarkia Bullgare në Maqedoni
8.1.3. Kisha ortodokse Sërbe në Maqedoni
8.1.4. Kisha ortodokse Maqedonase
8.2. Bashkësia fetare Islame në Maqedoni
8.3. Kisha Evangjeliste-Metodiste.

Në kuadër të nëngrupeve, renditja e fondeve arkivore është e përcaktuar sipas rangut, ndërsa në kuadër të rangut të njejtë – sipas renditjes alfabetike të vendit-selisë së krijuesit të fondeve.

9. TË TJERA

B. FONDET FAMILJARE DHE PERSONALE

1. Fonde familjare
2. Fondet personale

Fondet Arkivore janë të renditura sipas renditjes alfabetike të mbiemrave të krijuesit të fondeve familjare dhe personale.

C. PËRMBLEDHJE

D. LËNDË ARKIVORE TË KSEROKOPJUARA ME ORIGJINË TË HUAJ

SHPJEGUES DHE INTERPRETUES I SHENJAVE DHE SHKURTESAVE

Udhëzuesi i fondeve dhe përmbledhjeve arkivore jep të dhëna bazë për arkivet dhe fondet arkivore të cilat ruhen në to.

Të dhënat për fondet dhe përmbledhjet arkivore janë të dhëna veçmas për secilin arkiv.

Para se të vendosen të dhëna për fondet dhe përmbledhjet arkivore, jepet shënim i shkurtër i cili sipas rregullave, përmban informata themelore për Arkivin (Emri dhe adresa, koha e themelimit dhe zhillimit të tij, struktura organizative, kompetencat territoriale dhe reale, mundësia për dhënie të shërbimeve teknike, sallë leximi, orari i punës etj.), pastaj për numrin e fondeve dhe përmbledhjeve arkivore dhe për karakteristikën e përgjithshme të lëndës arkivore, për mjetet informative, katalogjet etj.

Të dhënat që jepen për çdo fond arkivor përmbajnë shtatë elemente:

1. Numri rendor i fondit apo përmbledhjes arkivore;
2. Emri i fondit apo përmbledhjes arkivore;
3. Vendi-selia e krijuesit të fondit (poseduesi i fondit);
4. Intervali kohor i viteve të ekzistencës të krijuesit të fondit;
5. Intervali kohor i viteve të lëndës së fondit apo përmbledhjes arkivore;
6. Sasia e lëndës arkivore;
7. Rregullueshmëria e fondit apo përmbledhjes arkivore (mjete informative).

Tek fondet dhe përmbledhjet familjare dhe personale, disa nga këto elemente nuk janë të përfaqësuara (nën nr. 3 dhe 4).

Të dhënat për të gjithë fondet dhe përmbledhjet arkivore, përmbajtsisht dhe grafikisht janë të formuara sipas rregullave unike.

1. Numri rendor i fondit apo përmbledhjes arkivore

Të gjitha fondet the përmbledhjet arkivore, në kuadër të një arkivi janë të numëruara me varg të vazhdueshëm numrash arab, duke filluar nga numri 1.

Së bashku me numrin arab i cili e shënon Arkivin Shtetëror të Republikës së Maqedonisë së Veriut – Njësinë (numra nga 1 deri në 10) ose, edhe numrin rendor të fondit dhe përmbledhjes arkivore, në indekse përdoret si nënshkrim për gjetjen e fondit apo përmbledhjes arkivore të kërkuar në Udhëzuesin si për shembull 2.135 (2. Arkivi Historik Manastir, fondi arkivor nën nr. 135) ose 2.616 (2. Arkivi i Maqedonisë, Njësia rajonale – Manastir, fondi arkivor nën numër 616) etj.

2. Emri i fondit apo përmbledhjes arkivore

Për emrin e fondit arkivor, merret emri i fundit i krijuesit të fondit ( poseduesit). Në raste kur fondi arkivor është i njohur me ndonjë emër të mëhershëm, vendoset edhe ai emër.

Emrat e fondeve arkivore, pavarësisht nëse emri origjinal ka qenë në ndonjë gjuhë tjetër, janë të dhëna në gjuhën maqedonase me shkronja të mëdha:

ORGANET KOMUNALE – RADOVISH

Për të shkurtuar tekstin kur i referohen fondeve të njejta, ata shënohen nën emrin e njejtë, me shkronja italike, ( KOOPERATIVA PUNUESE FSHATARE). Nën emrin e përbashkët shënohet vetëm ajo pjesë e emrit të fondit arkivor i cili nuk është i përfshirë me emrin e përbashkët, si dhe vendi-selia e krijuesit të fondit. Secili fond shënohet në rresht të ri:

KOPERATIVA PUNUESE FSHATARE
“STOJAN MINÇEV” – ALINCI
“LAZAR KOLISHEVSKI” – BELÇE
“GJORGJI SUGAREV” – VASHAREJCA…

3. Vendi-selia e krijuesit të fondit

Vendi-selia e krijuesit të fondit, pavarësisht emrave të mëparshëm, shënohet emri aktuar, në gjuhën maqedonase. Emri i vendit është i shkruar me shkronja të mëdha, kurse nga emri i fondit arkivor është i ndarë me vizë:

BORDI KOMUNAL POPULLOR – VINICË

4. Intervali kohor i viteve të ekzistencës të krijuesit të fondit

Intervali kohor i viteve të ekzistencës të krijuesit të fondit shënohet në kllapa, pas emrit dhe vendit – selisë së krijuesit të fondit:

KËSHILLI POPULLOR I KOMUNËS – BUKOVË (1952-1955)

Nëse krijuesi i fondit ende ekziston dhe punon, nuk shënohet viti përfundimtar i ekzistencës së tij:

- ODA EKONOMIKE E MAQEDONISË – SHKUP (1962 - )

Në rast kur vitet e ekzistencës nuk janë ditura sigurt, në vend të vitit vendoset pyetësor (? – 1957) ose (1947 - ?)

Pas intervalit kohor të viteve të ekzistencës të krijuesit të fondeve, vendoset shenjë e pikësimit pikëpresje.

5. Intervali kohor i viteve të lëndës së fondit apo përmbledhjes arkivore

Të dhënat mbi intervalin kohor të viteve të lëndës arkivore të fondit ose përmbledhjes arkivore shënohet pas të dhënave me intervalin kohor të viteve të krijuesit të fondeve:

KËSHILLI POPULLOR I RRETHINËS SË MANASTIRIT – MANASTIR (1944-1965); 1944-1965;

Ruajtja jo e plotë e lëndës së fondit arkivor shprehet në mënyrën e mëposhtme:

- Kur mungojnë vitet e fillimit apo mbarimit të lëndës të fondit arkivor:

DREJTORIA FINANSIARE – PRILEP (1869-1912); 1882-1910

- Kur mungojnë vite të ndara në kuadër të intervalit kohor të viteve:

KOPERATIVA PUNUESE FSHATARE – DIMONCE (1949-1953; 1949, 1951/1953

- Kur lënda arkivore e fondit nuk është plotësisht e ruajtur:

GJYKATA LUFTARAKE– TETOVË (1941-1944); 1942/1944;

Për fonde familjare dhe personale, shënohen vetëm intervali kohor i viteve të lëndës.

VLLAHOV DIMITAR 1908-1950;

Te përmbledhjet arkivore në interval kohor të viteve të lëndës, shënohet periudha kur lënda është krijuar ose periudha të cilës i referohet, ndërsa jo periudha kur është formuar përmbledhja:

PËRMBLEDHJE FERMANESH: 1646-1859;

Pas të dhënës për interval kohor të viteve të lëndës të fondit apo përmbledhjes arkivore, vendoset shenjë e pikësimit “dy pika”.

6. Sasia e lëndës arkivore

Të dhënat për sasinë e lëndës arkivore shënohen pas të dhënave për intervalin kohor të viteve të lëndës së fondit apo përmbledhjes arkivore. Sasia shprehet me numër të librave, kutive, dosjeve dhe paketave:

Lb.-libër
Kut. - kuti

Mes të dhënës për numrin e njësive të ndara teknike mbrojtëse, vendoset shenjë e pikësimit “presje”, ndërsa në fund ‘’pikëpresje’’.

DREJTORIA E RRETHIT – GALIÇNIK (1915-1918); 1915-1918; lib. 3, kut. 6;

Nën të dhënës për numrin e njësive teknike mbrojtëse, shënohet informata për sasinë e lëndës, e shprehur në metra gjatësi. Pas kësaj të dhëne vendoset shenjë e pikësimit “pikë”:

ORGANET KOMUNALE – TRESONÇE (1915-1918); 1915/1918; lib. 3, kut. 1; 0,2.

Të dhënat për sasinë e lëndës në përmbledhjet arkivore jepen në njësi të tilla matëse, të cilat korrespondojnë me llojet specifike të lëndës në përmbledhjet:

PËRMBLEDHJE TË HARTAVE GJEOGRAFIKE, 1023 harta

7. Rregullueshmëria e fondit apo përmbledhjes arkivore (mjete informative)

Në raste kur fondi ose përmbledhja arkivore është në gjendje jo të rregulluar dhe nuk mund të shfytëzohet për nevoja shkencore apo tjera, i shënohet konstatimi “ i parregulluar” respektivisht “e parregulluar”:

DREJTORIA KOMUNALE – SHKUP (1869-1912); 1869-1912; lib. 59, kut. 43; 6,1. I parregulluar.

Megjithatë, përderisa lënda e fondit apo përmbledhjes arkivore është deri diku e rregulluar dhe mund të shfrytëzohet, shënohen të dhëna për pjesët e rregulluar nga fondet – përmbledhjet.

Për fondet dhe përmbledhjet arkivore të rregulluara dhe përpunuara, për të cilat në Arkivin Shtetëror të Republikës së Maqedonisë së Veriut janë bërë mjete shkencoro-informative (dhe evidenca të cilat mund të shërbejnë si burim i informacioneve për lëndën), jepen të dhëna për ato mjete. Të dhënat përbëhen nga emri i mjetit shkencoro-informativ. Mjetet evidente dhe shkencoro-informative më shpesh të përfaqësuara, në vend të emrit të tyre të plotë, paraqiten me këto shkurtesa:

SI – inventar përmbledhës
AI – inventar analitik
a.e. – njësi arkivore
NIS – mjet shkencoro-informativ i shprehur në numrin e faqeve të shtypura

Informacionet përmbajtësore që do të shfaqen për fondet, përveç shkurtesave të lartëpërmendura, do ti referohen shënimeve historike, regjistrave, listave, informatave, analizave, kontrolleve etj. në tema të ndryshme.

Nëse për një fond arkivor janë bërë më shumë lloje të mjeteve informative, mes tyre vendoset shenjë pikësimi “pikëpresje”:

MINISTRIA PËR TREGTI DHE FURNIZIM – SHKUP – (1945-1951); 1945-1951; lib. 90, kut. 161, 17, 9, SI; R.
RAJONI REVOLUCIONAR I KASTORIAS – KASTORIA (- 1908); 1900/1903: kut. 1; 0.1 AI.

Të dhënat për rregullueshmërinë e fondit dhe për mjetet shkencoro-informative, përfshihen pas të dhënave për sasinë e lëndës arkivore.

8. Struktura e Udhëzuesit të fondeve dhe përmbledhjeve arkivore

Udhëzuesi i fondeve dhe përmbledhjeve arkivore i Arkivit Shtetëror të Republikës së Maqedonisë së Veriut ka katër pjesë:

А. Fonde arkivore /përveç ato familjare dhe personale/
B. Fonde familjare dhe personale dhe
C. Përmbledhje
D. Lëndë arkivore të kserokopjuara të hulumtuara jashtë shtetit

Fondet dhe përmbledhjet arkivore grupohen sipas degës së veprimtarisë, grupe dhe nëngrupe dhe periudha, në përputhje me “Skemën klasifikuese”, e cila shërbem si bazë për alokimin e fondeve arkivore.

“Skemën klasifikuese” është e tipit strukturalo-hierarkik, duke zbatuar sistemin decimal. Përbëhet nga:

a) emri i degës së veprimtarisë, grupit dhe nëngrupit në degët dhe periudhën;
b) shenja me shkronja dhe numra (simbole) me të cilat këto emra përfaqësohen vazhdimisht.