DHURONI MATERIALE ARKIVORE
Të nderuar posedues,
Arkivi shtetëror vazhdimisht përpiqet të pasurohet me fonde të reja private dhe familjare, të cilat dëshmojnë për jetën dhe veprën e njerëzve të merituar që kanë lënë gjurmë të qëndrueshme në kujtesën kolektive të popullit maqedonas. Pavarësisht nëse këta individë, familje apo organizata kanë vepruar në shtet apo në diasporë, e cila është e nevojshme që ekzistenca e tyre të ruhet si dëshmi për të kaluarën dhe për të ardhmen tonë. Kultura, politika, arti, shkenca, sektori joqeveritar janë vetëm disa nga fushat në të cilat kanë punuar shumë njerëz të suksesshëm.
Ne u ofrojmë krijuesve - poseduesve, si dhe pasardhësve të tyre mundësinë që një material të tillë arkivor të ruhet, përpunohet dhe të jetë në dispozicion të hulumtuesve në përputhje me Ligjin për materialin arkivor në institucionin tonë. Materiali arkivor nënkupton dokumente personale, fotografi, kujtime, shënime, dorëshkrime, korrespondencë etj.,të cilat mund të jenë të shkruara, vizatuara, printuara, fotografuara, filmuara, audiovizuale, të mekanizuara, elektronike, digjitale ose në mënyra tjera të regjistruara.
Ftojmë të gjithë qytetarët e interesuar të dhurojnë materiale arkivore për Arkivin e shtetit në të cilën informacione më të detajuara mund të merren në kontaktet në vijim:
- drejtpërdrejtë në Arkivin shtetëror - pjesa Qëndrore dhe Njësitë e tij rajonale në Tetovë, Ohër, Manastir, Prilep, Strumicë, Shtip, Kumanovë dhe Shkup (adresat dhe numrat e telefonit janë të shënuar në pjesën e kontakteve të faqes së internetit).
- në e-mail adresën prezemanje@arhiv.gov.mk
- d.r Branislav Svetozareviq 02 / 323-7211\ lokal - 133 dhe m-r Marjan Gijovski, lokal- 121
Puna në zyrë dhe puna arkivore
Vetë termi "Punë zyre" vjen nga fjala latine "Zyra" (grilë, ndarje, gardh), që do të thotë një dhomë ndarëse ose dhomë zyre në të cilën njerëzit (nëpunësit) kryejnë detyrat themelore si ndihmës.
Puna zyre është veprimtari ndihmëse që përbëhet nga punët dhe detyrat që kryhen në zyrat e organeve shtetërore, ndërmarrjeve dhe institucioneve të tjera, personave juridikë që kontribuojnë në kryerjen e veprimtarisë bazë (punës bazë) për shkak të së cilës ekzistojnë këto organe dhe institucione. Por, edhe pse puna në zyrë është një veprimtari ndihmëse, pa të nuk mund të imagjinohet kryerja e veprimtarisë bazë të asnjë organi dhe institucioni.
Në kuptimin më të ngushtë të fjalës, puna në zyrë mbulon çështjet që kanë të bëjnë me marrjen, shqyrtimin, shpërndarjen dhe dorëzimin e akteve (lëndëve) në përpunimin (punën), pastaj dërgimin e akteve të zgjidhura, arkivimin dhe mbajtjen e akteve, d.m.th. lëndët.
Për të kryer detyrat në mënyrë efikase, punonjësit e zyrës duhet t'u përmbahen parimeve të mëposhtme:
- Parimi i saktesisë, puna në zyrë patjetër duhet të kryhet në bazë të fakteve dhe rrethanave të sakta , të vendosura në mënyrë të saktë dhe të besueshme;
- Parimi i përshtatshmërisë, puna në zyrë të kryhet me sukses dhe në kohë;
- Parimi i njëllojshmërisë, puna në zyrë të kryhet ne mënyrë të thjeshtësuar dhe të njëtrajshme;
- Parimi i uniformitetit, puna në zyrë të kryhet në një mënyrë më të thjeshtë dhe uniforme;
- Parimi i qartësisë, puna në zyrë të kryhet në renditje të caktuar e cila do të sigurojë që të gjitha lëndët të kryhen në kohë (afat) dhe në mënyrë cilësore;
- Parimi i thjeshtësisë dhe ekonomisë, punët në organ ose institucion të kryhen në mënyrë të thjeshtë, duke shpenzuar më pak matetiale, energji fizike dhe mendore dhe kohe.
Për kuptim më të lehtë të procesit të punës në zyrë dhe arkiv është e nevojshme të shpjegohen këto përkufizime themelore:
- Akt është shkruar çdo tekst me të cilin ngritet, plotësohet, ndyshohet, ndërpritet ose përfundohet ndonjë veprimtari zyrtare;
- Shtojcë është përbërje e shkruar ose e vërejtur në mënyrë tjetër ( dokument, grafikon, tabelë, vizatim, audio-vizual, material kompjuterik etj.) ose lëndë fizike që i bashkangjitet aktit për plotësim, shpjegim ose promovim të përmbajtjes së aktit;
- Lënda është përmbëledhje e akteve dhe shtojcave të cilat evidentohen me të njejtin numër themelor dhe të cilat i referohen të njejtës pyetje apo detyrë, të cilat përfaqësojnë një tërësi të vetme;
- Dosje është përmbëledhje e më shumë lëndëve të cilat kanë të bëjnë me të njëjtën materje edhe për personat juridik, gjegjësisht personat fizik;
- Materiali dokumentar është materiali i tërë burimor dhe i riprodhuar (i shkruar, vizatuar, vulosur, fotografuar, fonografuar, i regjistruar në kompjuter, i lexueshëm, në makinë ose i regjistruar në mënyrë tjetër) dhe libra, kartoteka dhe të dhëna tjera për atë material, të krijuara në punën e organeve shtetërore, ndërmarrjeve, gjykatave, njësive të vetëqeverisjes lokale dhe personave tjerë juridik.
- Materiali arkivor është materiali dokumentar i i përzgjedhur, burimor dhe riprodhues (i shkruar, vizatuar, vulosur, fotografuar, fonografuar, përmbëledhje kompjuterike, i lexueshëm, me makinë ose i regjistruar në mënyrë tjetër) me vlerë të përhershme i vlefshëm për shtetin, shkencën, kulturën dhe nevoja tjera, që janë bërë gjatë punës tek poseduesit;
- Fasikull (papkë) është përmbëledhje e më shumë lëndëve ose dosjeve të cilat pas mbarimit të procedurës, ruhen të rregulluara në një këllëf:
- Kuti arkivore është mjet i standartizuar për ruajtje dhe mbrojtje të materialit arkivor;
- Zyrë regjistrimi është njësi punuese në kuadër të organeve shtetërore, ndërmarrjeve dhe personave të tjerë jurudik në të cilën kryhen punë në zyrë: pranim, hapje, kontrollim, klasifikim dhe regjistrim të akteve, dorëzimin e akteve në punë, përpunim administrativo-teknik, dërgim të akteve, ndarje dhe dorëzim të arkeve të mbaruara nga salla e leximit (vendi për pranim/dorëzim të dokumenteve) në arkiv;
- Arkiva është pjesë përbërëse e sallës së leximit (vendit për pranim/dorëzim të dokumenteve) ku ruhen aktet dhe lëndët e përfunduara, gjegjësisht lëndët arkivore deri në dorëzimin në Arkiv, ndërsa materiali dokumentar deri në shatërrimin e tij.