Puna në zyrë dhe puna arkivore

Vetë termi “punë në zyrë ” vjen nga fjala latine “Kanceli” (rrjet, pengesë, gardh), që do të thotë një dhomë e rrethuar ose një hapësirë zyre në të cilën njerëzit (nënpunësit) kryejnë punët themelere si ndihmës. Puna në zyrë është një aktiviet ndihmës e përbërë nga punët dhe detyrat që kryen në zyrat e organeve shtetërore, ndërmarje dhe institucione të tjera, personat juridik që kontribojnë në kryerjen e aktiviteteve themelore (punët themelore) për të cilën ekzistojnë këto organe dhe institucione. Por, edhe pse puna në zyrë paraqet aktivitet ndihmës, pa atë nuk mund të imagjinohet kryerja e aktiviteteve themelore në cilin do organ dhe institucion. Në kuptimin më të ngushtë të fjalës puna në zyrë përfshin çështjet që lidhen me marrjen, shqyrtimin, shperndarjen dhe dorëzimin e akteve (lëndëve) në përpunim (punën) pastaj dorëzimin e akteve të zgjidhura, arkivimin dhe ruajtjen e akteve, gjegjësisht lëndëve. Për kryerje efikase të detyrave, punonjësit e zyrave duhet ti përmbahen parimeve të mëposhtme:
  • Parimi i saktesisë, puna në zyrë patjetër duhet të kryhet në bazë të fakteve dhe rrethanave të sakta , të vendosura në mënyrë të saktë dhe të besueshme;
  • Parimi i përshtatshmërisë, puna në zyrë të kryhet me sukses dhe në kohë;
  • Parimi i njëllojshmërisë, puna në zyrë të kryhet ne mënyrë të thjeshtësuar dhe të njëtrajshme;
  • Parimi i uniformitetit, puna në zyrë të kryhet në një mënyrë më të thjeshtë dhe uniforme;
  • Parimi i qartësisë, puna në zyrë të kryhet në renditje të caktuar e cila do të sigurojë që të gjitha lëndët të kryhen në kohë (afat) dhe në mënyrë cilësore;
  • Parimi i thjeshtësisë dhe ekonomisë, punët në organ ose institucion të kryhen në mënyrë të thjeshtë, duke shpenzuar më pak matetiale, energji fizike dhe mendore dhe kohe.
Për kuptim më të lehtë të procesit të punës në zyrë dhe arkiv është e nevojshme të shpjegohen këto përkufizime themelore:
  • Akt është shkruar çdo tekst me të cilin ngritet, plotësohet, ndyshohet, ndërpritet ose përfundohet ndonjë veprimtari zyrtare;
  • Shtojcë është përbërje e shkruar ose e vërejtur në mënyrë tjetër ( dokument, grafikon, tabelë, vizatim, audio-vizual, material kompjuterik etj.) ose lëndë fizike që i bashkangjitet aktit për plotësim, shpjegim ose promovim të përmbajtjes së aktit;
  • Lënda është përmbëledhje e akteve dhe shtojcave të cilat evidentohen me të njejtin numër themelor dhe të cilat i referohen të njejtës pyetje apo detyrë, të cilat përfaqësojnë një tërësi të vetme;
  • Dosje është përmbëledhje e më shumë lëndëve të cilat kanë të bëjnë me të njëjtën materje edhe për personat juridik, gjegjësisht personat fizik;
  • Materiali dokumentar është materiali i tërë burimor dhe i riprodhuar (i shkruar, vizatuar, vulosur, fotografuar, fonografuar, i regjistruar në kompjuter, i lexueshëm, në makinë ose i regjistruar në mënyrë tjetër) dhe libra, kartoteka dhe të dhëna tjera për atë material, të krijuara në punën e organeve shtetërore, ndërmarrjeve, gjykatave, njësive të vetëqeverisjes lokale dhe personave tjerë juridik.
  • Materiali arkivor është materiali dokumentar i i përzgjedhur, burimor dhe riprodhues (i shkruar, vizatuar, vulosur, fotografuar, fonografuar, përmbëledhje kompjuterike, i lexueshëm, me makinë ose i regjistruar në mënyrë tjetër) me vlerë të përhershme i vlefshëm për shtetin, shkencën, kulturën dhe nevoja tjera, që janë bërë gjatë punës tek poseduesit;
  • Fasikull (papkë) është përmbëledhje e më shumë lëndëve ose dosjeve të cilat pas mbarimit të procedurës, ruhen të rregulluara në një këllëf:
  • Kuti arkivore është mjet i standartizuar për ruajtje dhe mbrojtje të materialit arkivor;
  • Zyrë regjistrimi është njësi punuese në kuadër të organeve shtetërore, ndërmarrjeve dhe personave të tjerë jurudik në të cilën kryhen punë në zyrë: pranim, hapje, kontrollim, klasifikim dhe regjistrim të akteve, dorëzimin e akteve në punë, përpunim administrativo-teknik, dërgim të akteve, ndarje dhe dorëzim të arkeve të mbaruara nga salla e leximit (vendi për pranim/dorëzim të dokumenteve) në arkiv;
  • Arkiva është pjesë përbërëse e sallës së leximit (vendit për pranim/dorëzim të dokumenteve) ku ruhen aktet dhe lëndët e përfunduara, gjegjësisht lëndët arkivore deri në dorëzimin në Arkiv, ndërsa materiali dokumentar deri në shatërrimin e tij.
Shkarko: Tarifuesi për shumën e kompensimeve për dhënie të shërbimeve të punëtorëve që punojnë në punë në zyrë dhe punë arkivore tek poseduesit (v. 2015)
Lëviz lart