MBIKQYRJE INSPEKTUESE

Mbikqyrja mbi zbatimin e dispozitave të Ligjit për materialin arkivor kryhet nga Arkivi Shtetëror i Republikës së Maqedonisë së Veriut, përmes Njësisë për mbikqyrje inspektuese që vepron në kuadër të Sektorit për Mbikqyrje Inspektuese dhe Mbrojtje të Materialit Arkivor te poseduesit.

Njësia për mbikqyrje inspektuese është e detyruar për kryerje të mbikqyrjes inspektuese ndaj punës arkivore të mbajtësve të arkivit publik dhe materialit dokumentar dhe të zyrës dhe arkivave të mbajtësve të arkivit privat dhe materialit dokumentar. Inspektorët e materialit arkivor kanë licenca për të kryer mbikqyrjen inspektuese të lëshuar nga Këshilli i Inspektimit, dhe kryejnë mbikqyrje në përputhje me Ligjin për Materialin Arkivor dhe Ligjin për Mbikëqyrje Inspektiuese, si dhe ligjet për procedurën e përgjithshme administrative dhe procedurat kundërvajtëse.

Gjatë mbikqyrjes inspektuese te poseduesit të materialit arkivor publik përcaktohet nëse organet shtetërore dhe institucionet publike respektojnë detyrimet e përcaktuara me ligje dhe akte nënligjore për punën arkivore:

  • A janë miratuar planet e shenjave arkivore me listat e materialit arkivor dhe dokumentar dhe a ka marrë pëlqim nga Arkivi Shtetëror për aplikimin e tyre;
  •  A zgjidhet rregullisht materiali arkivor nga materiali dokumentar dhe a regjistrohet me një përshkrim dhe regjistrim të paraqitur në Arkivin e Shtetit;
  •  A kryhet ndarja dhe regjistrimi I materialit dokumentar,afatet e të cileve u është skaduar dhe nëse Arkivi i Shtetit ka marrë pëlqimin për shkatërrimin e materialit të propozuar;
  •  A ruhet materiali arkivor dhe dokumentar në formën e tij origjinale dhe a bëhet mbrojtja nga dëmtimi, zhdukja ose shkatërrimi;
  •  A dorëzohet materiali arkivor në Arkivin Shtëror brenda afateve të përcaktuara me ligj.

Te poseduesit e materialit arkivor dhe dokumentar privat, inspektimi kryhet në përputhje me nenin 32 të Ligjit për material arkivor, sipas të cilit mbajtësit e materialit arkivor privat dhe materialit dokumentar, janë të detyruar të mbajnë shënimet themelore ose të tyre të materialit arkivor dhe dokumentar, të bëjnë një plan të materialit arkivor. nënshkruan me një listë të materialit arkivor dhe dokumentar, për të bërë një përzgjedhje aktuale të arkivit nga materiali dokumentar, dhe për të mbajtur materialin arkivor përgjithmonë, në përputhje me këtë ligj, dhe mbajtësit e një privati materiali arkivor që ka deri në 49 punonjës është i detyruar të sjellë planin e shenjave arkivore me listën e materialit arkivor dhe dokumentar, nëse kanë materiale arkivore dhe ta ruajnë përherë materialin arkivor.

Mbikqyrja Inspektuese ka kryesisht një funksion parandalues, dhe masat e inspektimit dhe sanksionet shqiptohen vetëm kur funksioni parandalues nuk mund të arrijë qëllimin e mbikqyrjes. Sipas Ligjit për Materialin Arkivor, një nga kompetencat themelore të Arkivit Shtetëror është të sigurojë mbrojtje të materialit arkivor publik në pronësi të Republikës së Maqedonisë së Veriut dhe të siguroj ruajtje të përhershme brenda afateve të përcaktuara me ligj. Prandaj, gjatë mbikëqyrjes inspektuese, inspektorët nga Arkivi i Shtetit i kushtojnë vëmendje të veçantë kushteve në të cilat poseduesit mbajnë dhe mbrojnë dokumentet, të cilat sipas Planit me listën e materialit arkivor dhe dokumentar, përcaktohen si material arkivor dhe të cilat pas 20 viteve nga krijimi I tyre do të dorëzohet për ruajtje të përhershme në Arkivin Shtetëror të Republikës së Maqedonisë së Veriut.

Lëviz lart