MËNYRA DHE PROCEDURA PËR PËRDORIMIN E MATERIALIT ARKIVOR NË ARKIV

Miratim për përdorim të materialit arkivor jep drejtori i arkivit Shtetëror, me propozim të udhëheqësit përgjegjës për dhënien e informatave dhe përdorimin e materialit arkivor.

Në pajtim me kapitullin II të Regullores, përdorimi i materialit arkivor në arkivin Shtetëror të R.M.V kryhet sipas mënyrës së mëposhtme dhe sipas procedurës së mëposhtme:

  1. Shfrytëzuesi potencial dhe i interesuar për materialin arkivor, paraqet me shkrim kërkes lutje - formular deri tek arkivi Shtetëror, në të cilën shënon të dhënat për shfytëzuesin, qëllimin dhe temën e hulumtimit. E potencon dhe pëlqimin e institucionit në programin e të cilit gjendet tema, dhe procedurat tjera standarte (neni 7-11-12 nga Regullorja).
  2. Shfytëzuesi është i detyruar të shënojë punimin e tij profesional ose shkencorse ka përdorur material arkivor në Arkiv, ta citojë signaturën e fondit arkivor dhe njësinë/ të arkivore (dokumentet/t) që i ka shfytëzuar.
  3. Shfrytëzuesi është i detyruar një kopje të veprës/punës së tij të publikuar në të cilën ka përdorur material arkivor , ta dorëzojë atë në biblotekën e arkivit, pa pagesë.

Për nevojat e shfytëzuesve Arkivi Shtetëror kryen edhe shërbime teknike: kopjim, mikrofilmim, skenim, dhe botim të dokumenteve, me kompensim financiar për shpenzimet materiale të bëra. (neni 113 dhe 114 nga Rregullorja).

Rregullorja përcakton numrin e limituar që mundet te jepen për përdorim. Ata janë:5 njësi arkivore ose 10 faqe për përgatitjen e një deklatare, referat, ligjërim etj. 10 njësi me 50 faqe për punë shkencore (magjistraturë, doktoraturë, projekt etj.) për nevojat e organeve shtetërore dhe institucioneve shkencore , për projektet shkencore, kopjimi rregullohet sipas nevojave dhe mundësive arkivore (neni 15 nga Rregullorja).

Në çdo kopje të lëshuar të dokumenteve arkivore, Arkivi vendos vulë. Shfytëzuesi mundet të merr kopje pa vulë nëse ai nënshkruan se ajo do të publikohet në punën e tij shkencore. Shfytëzuesi i cili ka publikuar faksilim nga një dokument të përdorur në arkiv, për të cilën nuk është dhënë leja nga Arkvi për ta publikuar atë, i hiqet e drejta për përdorim të mëtutjeshëm të materialt arkivor në Arkiv (neni 17 dhe 18).

Rregullorja përmban dispozita për punën në dhomën e leximit të Arkivit. Në dhomën e leximit me shfrytëzuesit punon një punonjës i autorizuar i cili i është i informuar për përmbatjen e Rregullores, të drejtat e tyre dhe kushtet për përdorimin e materialit arkivor.

Materiali arkivor porositet nga shfytëzuezi duke plotësuar një flet të përgjithshme për përdorim. Porositja e materialit arkivor mund të kryhet direkt në Arkiv, nëpërmjet telefonit, telefaksit, ose nëpërmjet postes klasike apo elektronike, nëse shfytëzuesi njeh signaturën e materialit arkivor të cilën dëshiron ta përdorë (neni 19-27).

Shfytëzuesi mundet të përdorë 10 artikuj arkivor në dit, ose 5 dosje apo fascikuj, ose 2 kuti me material arkivor, ose 1 mikrofilmim nga një fond arkivor të caktuar. Nëse shfytëzuesi kërkon të shfytëzojë material arkivor nga më shumë fonde, atëherë plotësohen më shumë fletë reciproke. Rënditjen e përdorimit e përcakton shfrytëzusi bashkë me punëtorin e autorizuar në dhomën e leximit, por në një sasi të barabartë si ne paragrafin 1 të nenit 23 të Rregullores.

Dorëzimi i materijalit arkivor për përdorim mes shfrytëzuesit dhe punëtorit të autorizuar bëhet me anën e revers. Në revers, përveç të dhënave të shftytëzuesit dhe materialit arkivor të kërkuar, përcaktohet data dhe koha e lëshimit të materialit arkivor (neni 24. Paragrafi 1).

Pas përfundimit të përdorimit të materialit arkivor, shfytëzuesi është i detyruar që ta kthejë në atë rend dhe gjendje siç e ka marrë. Punonjësi i autorizuar në dhomën e leximit kryen një kontroll të hollësishëm të materialit arkivor të përdorur dhe mjetet shkencoro-informativ për materialin. Kontroll i tillë kryhet edhe nga punjonjësit e njësis - Depo (neni 24).

Shfytëzuesi është i detyruar që materiali arkivor që i është dhënë për përdorim, me ndërgjegje dhe trajtim të duhur ta ruajë atë nga çdo lloj dëmtimi, për të cilat egzistojne ndalime të qarta.

Shfrytëzuesi nuk duhet:

  • Të ndryshojë rënditjen në të cilën ndodhen dokumentet;
  • Të sistemojë materialin arkivor të çregulluar;
  • Të mbajë shënime mbi vetë dokumentin;
  • Të përdorë dokumentin si bllok për shënime;
  • Të përdorë material nga i cili mund të dëmtohet dokumenti;
  • Të pengojë punën e shfrytëzuesve të tjerë në sallën e leximit;
  • Të nxjerë material arkivor jashtë dhomës së leximit;
  • Ta përvetësoje ose ta tjetërsoje materialin;
  • Të shkëmbeje materiale me shfytëzues të tjerë.
  • Shfytëzuesi është i detyruar ti përmbahet udhëzimeve kur përdoren mjete teknike (mikro lexues, kopjuter etj.) (neni 26 nga Rregullorja).

Nëse përdoruesi nuk i përmbahet dispozitave të Rregullores ai mund të paralajmërohet për veprimit e bërë ose të largohet përkohësisht nga salla e leximit (neni 24).

Pjesa VI e Dispozitave Përfundimtare të Rregullores përcakton masat për ndalimin e përkohshëm të shfytëzimit ose për shfrytëzim të materialit arkivor në Arkiv, si dhe ndërmrarjen e masave të përshtatshme ligjore. Për masa të tilla vendos drejtori i Arkivit, në bazë të një propozimi me shkrim të arsyetuar nga Shefi përgjegjës për informimin dhe shfrytëzimin e materialit arkivor.

Lëviz lart