MËNYRA DHE PROCEDURA PËR PËRDORIMIN E MATERIALIT ARKIVOR NË ARKIV
Miratim për përdorim të materialit arkivor jep drejtori i Arkivit shtetëror, me propozim të udhëheqësit përgjegjës për dhënien e informatave dhe përdorimin e materialit arkivor.
Në pajtim me kapitullin II të Regullores, përdorimi i materialit arkivor në Arkivin shtetëror të R.M.V -së kryhet sipas mënyrës dhe procedurës në vijim:
- Shfrytëzuesi potencial dhe i interesuar për materialin arkivor, paraqet me shkrim kërkes/lutje - formular deri tek Arkivi shtetëror, në të cilën shënon të dhënat për shfytëzuesin, qëllimin dhe temën e hulumtimit. E potencon dhe pëlqimin e institucionit në programin e të cilit gjendet tema, dhe procedurat tjera standarte (neni 7-11-12 nga Regullorja).
- Shfytëzuesi është i detyruar të theksoj në punimin e tij profesional ose shkencor se ka përdorur material arkivor në Arkiv, gjegjësisht të citojë signaturën e fondit arkivor dhe njësinë arkivore (dokumentet/t) që e ka shfytëzuar.
- Shfrytëzuesi është i detyruar një kopje të veprës/punës së tij të publikuar në të cilën ka përdorur material arkivor, t'a dorëzojë në bibliotekën e arkivit, pa pagesë.
Për nevojat e shfytëzuesve Arkivi shtetëror kryen edhe shërbime teknike: kopjim, mikrofilmim, skenim, dhe botim të dokumenteve, me kompensim financiar për shpenzimet materiale të bëra. (neni 113 dhe 114 nga Rregullorja).
Rregullorja përcakton numrin e limituar të dokumenteve që mundet të jepet për përdorim, të ciët janë: 5 njësi arkivore ose 10 faqe për përgatitjen e një deklatare, referat, ligjërim etj., 10 njësi me 50 faqe për punë shkencore (magjistraturë, doktoraturë, projekte etj.) për nevojat e organeve shtetërore dhe institucioneve shkencore, për projektet shkencore, kopjimi rregullohet sipas nevojave dhe mundësive të Arkivit (neni 15 nga Rregullorja).
Në çdo kopje të lëshuar të dokumenteve arkivore, Arkivi vendos vulën e tij. Shfytëzuesi mundet të merr kopje pa vulë nëse ai nënshkruan se ajo do të publikohet në punën e tij shkencore. Shfytëzuesi i cili ka publikuar faksimil nga një dokument të përdorur në Arkiv, për të cilën nuk është dhënë leja nga Arkvi për ta publikuar atë, i hiqet e drejta për përdorim të mëtutjeshëm të materialt arkivor në Arkiv (neni 17 dhe 18).
Rregullorja përmban dispozita për punën në Leximoren e Arkivit. Në Leximore me shfrytëzuesit punon një punonjës i autorizuar i cili i informon për përmbatjen e Rregullores, të drejtat e tyre dhe kushtet për përdorimin e materialit arkivor.
Materiali arkivor porositet nga ana e shfytëzuesit duke plotësuar një fletë të përbashkët për përdorim. Porositja e materialit arkivor mund të kryhet direkt në Arkiv, nëpërmjet telefonit, telefaksit, ose nëpërmjet postes klasike apo elektronike, nëse shfytëzuesi njeh signaturën e materialit arkivor të cilën dëshiron ta përdorë (neni 19-27).
Shfytëzuesi mundet të përdorë deri në 10 lëndë arkivore në dit, ose 5 dosje apo fashikuj, ose 2 kuti me material arkivor, ose 1 mikrofilmim nga një fond arkivor të caktuar. Nëse shfytëzuesi kërkon të shfytëzojë material arkivor nga më shumë fonde, atëherë plotësohen më shumë fleta të përbashkëta. Rënditjen e përdorimit e përcakton shfrytëzuesi bashkë me punëtorin e autorizuar në leximore, por në një sasi të barabartë si në paragrafin 1 të nenit 23 të Rregullores.
Dorëzimi i materialit arkivor për përdorim mes shfrytëzuesit dhe punëtorit të autorizuar bëhet me anën e fletëpranimit. Në fletëpranim, përveç të dhënave të shftytëzuesit dhe materialit arkivor të kërkuar, përcaktohet data dhe koha e lëshimit të materialit arkivor (neni 24. Paragrafi 1).
Pas përfundimit të përdorimit të materialit arkivor, shfytëzuesi është i detyruar që ta kthejë në atë rend dhe gjendje siç e ka marrë. Punonjësi i autorizuar në leximore kryen një kontroll të hollësishëm të materialit arkivor të përdorur dhe mjetet shkencoro-informative për materialin. Kontroll i tillë kryhet edhe nga punonjësit e njësisë - Depo (neni 24).
Shfytëzuesi është i detyruar që materiali arkivor që i është dhënë për përdorim, me ndërgjegje dhe trajtim të duhur ta ruajë atë nga çdo lloj dëmtimi, për të cilat egzistojnë ndalime të caktuara.
Shfrytëzuesi nuk duhet:
- të ndryshojë rënditjen në të cilën ndodhen dokumentet;
- të rregullojë materialin arkivor të çregulluar;
- të mbajë shënime mbi vetë dokumentin;
- të përdorë dokumentin si bllok për shënime;
- të përdorë material nga i cili mund të dëmtohet dokumenti;
- të pengojë punën e shfrytëzuesve të tjerë në sallën e leximit;
- të nxjerr material arkivor jashtë leximores;
- të përvetësojë ose ta tjetërsojë materialin;
- të shkëmbej materiale me shfytëzues të tjerë;
- shfytëzuesi është i detyruar ti përmbahet udhëzimeve kur përdoren mjeteve teknike (mikro lexues, kompjuter dhe të tjera) (neni 26 nga Rregullorja).
Nëse përdoruesi nuk i përmbahet dispozitave të Rregullores ai mund të paralajmërohet për veprimin e bërë ose të largohet përkohësisht nga salla e leximit (neni 24).
Pjesa VI e Dispozitave përfundimtare të Rregullores përcakton masat për ndalimin e përkohshëm të shfytëzimit ose për shfrytëzim të materialit arkivor në Arkiv, si dhe ndërmarrjen e masave të përshtatshme ligjore. Për masa të tilla vendos drejtori i Arkivit, në bazë të një propozimi me shkrim të arsyetuar nga Udhëheqësi përgjegjës për informimin dhe shfrytëzimin e materialit arkivor.