Rregullore ligjore dhe nënligjore për punën në zyrë

Rregullimi normativ dhe ligjor i punës në zyrë dhe arkivore në Republikën e Maqedonisë së Veriut bëhet me:

  • Ligjin për materialin arkivor dhe Ligjin për ndryshimin dhe plotësimin e Ligjit për material arkivor;
  • Rregullore për punën në zyrë dhe arkivore;
  • Rregullore për përcaktimin e kritereve për afate më të gjata për shfrytëzimin e materialit arkivor.

Sipas Ligjit për materialin arkivor ( Gazeta Zyrtare e RMV nr.95 prej 26.07.2012) dhe Regullores për punën në zyrë dhe arkivore ( Gazeta Zyrtare e RMV nr. 1 prej 3.1.2014) të gjitha subjektet në shtet të cilët me punën e tyre krijojnë material arkivor me vlerë të përhershme, ata janë të detyruar ta evidentojnë dhe ta ruajnë atë material, në përputhje me rregullat ligjore, deri në çastin e dorëzimit të tyre në Arkivin Shtetëror të Republikës së Maqedonisë së Veriut.

Me Ligjin për material arkivor rregullohet mbrojtja, ruajtja dhe shfrytëzimi i materialit arkivor.

Rregullorja për punën në zyrë dhe arkivore është e bazuar në Ligjin për material arkivor. Sipas saj, mënyrën e punës dhe rregullat për trajtim të materialit dokumentar dhe arkivor në punën në zyrë dhe arkivore e rregullon Qeveria e Republikës së Maqedonisë së Veriut. Me rregulloren, përvec punës në zyrë përfshihet edhe puna arkivore. Kjo është arsyeja që ndarja a materialit arkivor nga materiali dokumentar është një segment i rëndësishëm i punës arkivore, dhe përmban edhe segmente të tjera : arkivim, rregullim, evidentim të materialit arkivor, ruajtje, mbrojtje dhe shfrytëzim të materialit arkivor dhe dokumentar dhe dorëzim të materlait arkivor në Arkiv. Rregullorja rregullon punën në zyrë dhe arkiv në të gjithë organet shtetërore, ndërmarrjet dhe persona të tjere juridik me ose pa autorizim (posedues), me çka sigurohet zbatimi i detyrueshëm i rregullave për punën në zyrë dhe arkiv në Republikën e Maqedonisë së Veriut.

Procesi i punës në zyrë dhe arkivore kushtëzon dhe plotëson njëri tjetrin dhe perbëjnë një tërësi të vetme. Rregullimi normativ i punës administrative tek të gjithë poseduesit siguron një sistem më efikas të mbrojtes, ruajtjes dhe shfrytëzimit të materialit akrivor tek poseduesit. Rregullohen çështjet të cilat dalin nga risitë që përmbahen në dispozitat e Ligjit për materialin arkivor, si: pranimi, hapja dhe vendosja e akteve , shtyrja e tyre , klasifikimi, valorizimi etj. , mënyrat alternative për udhëheqjen e punës në zyrë, mënyrës së lëshimit dhe shfrytëzimit të akteve për qëllime zyrtare , etj. Edhe proceset e punës janë të përpunuara në mënyrë normative si:

mënyra e përpunimit dhe procedura për miratimin e Planit të shënjave arkivore dhe listat e materialit arkivor dhe dokumentar , plotësim dhe aplikimin e vulës me afat, rregullimin, përzgjedhjen, evidentimin dhe kategorizimin e materialit arkivor,mënyrën dhe procedurën e ndarjes dhe shkatërimin e materialit dokumentar, sigurimin e masave hapësinore, teknike dhe sigurisë për mbrojtjen e materialit arkivor dhe procedurën për dorëzimin e materialit arkivor për ruajtje të përhershme në Arkiv.

Udhëzimi për mënyrën dhe teknikën e trajtimit të materialit dokumentar dhe arkivor në punën e zyrës e miraton Arkivi i Maqedonisë së Veriut në bazë të nenit 40 të Rregullores për punën e zyrës dhe arkivore. Në udhëzimin më së afërmi rregullohet pranimi,shqyrtimi dhe vendosja, regjistrimi, dorëzimi, përpunimi administrativo-teknik , dërgimi, ndarja, klasifikimi dhe shtyrja e akteve të përfunduara, si dhe përzgjedhja, rregullim, evidentim dhe kategorizim i materialit arkivor, nënshkrim dhe shkatërim të materialit arkivor, ruajtja , mbrojtja, dhe sigurimi i materialit dokumentar dhe arkivor në hapësira të përshtatshme, pajisja, mjete teknike-teknologjike dhe dorëzim i materialit arkivor në ruajtje të përhershme në Arkiv.

Dispozitat nga Udhëzimi zbatohennë punën në zyrë dhe arkivore në organet shtetërore, gjykatat, njësitë të vetëqeverisjes lokale dhe Qytetin e Shkupit, ndërmarjet dhe personat të tjerë juridik, partitë politike, organizatat shoqërore dhe shoqatat e qytetarëve, gjegjësisht poseduesit.

Arkivi pranon material arkivor nga poseduesit në rastet e mëposhtme:

  • Pas skadimit të afatit të ruajtjes të materialit;
  • Në rast të ndërprerjes së punës të poseduesit (falimentim);
  • Me kërkesë të vetë poseduesit;
  • Nëse poseduesi në mënyrë objektive nuk ka kushte për ruajtjen e materialit arkivor, ai mund të depozitohet dhe të dorëzohet ne Arkiv.
Lëviz lart