Aktet ligjore dhe nënligjore
Ligjet arkivore
Shkarko: Tekst i konsoliduar i Ligjit për materialin arkivor
Shkarko: Ligji për materialin arkivor (v.2012)
Aktet nënligjore për punë në zyrë dhe punë arkivore
Shkarko: Dekret për punë në zyrë dhe punë arkivore (v. 2014)
Shkarko: Libri tarifor për shumën e kompensimeve që i paguan ASHRMV
Shkarko: Dekret për mbrotjte të veçantë të lëndës arkivore në gjendje lufte dhe të jashtëzakonshme
PUNA NË ZYRË DHE PUNA ARKIVORE NË REPUBLIKËN E MAQEDONISË SË VERIUT
Në vitin 1996, Qeveria e Republikës së Maqedonisë së Veriut miratoi Dekretin për punën në zyrë dhe punën arkivore (gazeta zyrtare e RM nr. 58/1996). Me këtë dispozitë rregullohet mënyra e punës dhe rregullat e veprimit me materialin dokumentar dhe lëndën arkivore në punën në zyrë dhe atë arkivore te të gjithë poseduesit në Republikën e Maqedonisë së Veriut (organe shtetërore, ndërmarrje dhe persona të tjerë juridik).
Pjesa e parë e Dekretit, që ka të bëjë me "punën në zyrë"i rregullon çështjet e mëposhtme: pranim, kontrollim, shpërndarje dhe regjistrim të akteve, dërgimin e tyre për punë dhe përpunim tekniko-administrative, ndarje dhe klasifikim të akteve, shtyrje të akteve të mbaruara në arkiv.
Pjesa e dytë e Dekretit i referohet " punës arkivore" të poseduesve. Në të rregullohen çështjet e mëposhtme: përzgjedhje të materialit arkivor nga materiali dokumentar; evidentim dhe kategorizim të materialit arkivor; regjistrim dhe shkatërrim të materialit dokumentar; ruajtje, mbrojtje dhe sigurim të materialit dhe lëndës; dorëzim të lëndës arkivore në Arkivin shtetëror.
Dekreti i definon termat: akt, shtojcë, lëndë, dosje, material dokumentar, lëndë arkivore, kuti arkivore (dosje).
Aktet mund të jenë me karakter të thjeshtë ose të fshehtë. Akteve me karakter të fshehtë i përcaktohet lloji dhe shkalla e fshehtësisë.
Dekreti i përcakton çështjet që kryhen në arkivin e poseduesit
Libri bazë për evidentim të akteve është Ditari, i cili menaxhohet sipas sistemit të numrave bazë dhe nën-numrave. Ditari mund të menaxhohet edhe sipas sistemit të përpunimit automatik të të dhënave (kompjuterike).
Me rëndësi të veçantë janë dispozitat që kanë të bëjnë me klasifikimin e lëndëve të zgjedhura, shtyrjen e tyre(arkivimin), plotësimin e përmbajtjes së vulës afatizuese dhe përcaktimin e afateve për ruajtje të akteve.
Të gjitha aktet, lëndët dhe librat e kryera (të mbyllura dhe të oficializuara), në fund të vitit dorëzohen nga vendi ku pranohen dhe dorezohen dokumentet në arkiv. Lëndët e kryera klasifikohen dhe rregullohen sipas shenjave arkivore, Planit të shenjave arkivore për vendosje të lëndëve tëkryera. Përzgjedhja e lëndës arkivore nga materiali dokumetar bëhet sipas Listës së lëndës arkivore. Ndarja e materialit dokumentar të cilit i kanë kaluar afatet për ruajtje bëhet sipas Listës së materialit dokumentar.
Plani dhe të dy listat përmbajnë pjesë të Përgjithshme dhe të Veçantë. Shenjat arkivore nuk mund të ndryshohen gjatë vitit, mirëpo mund të shtohen shenja të reja.
Të gjtha akteve, pas regjistrimit të tyre, ju vendoset vulë afatizuese që përmban: shenjë arkivore (katër shifror) sipas Planit, afat për ruajtje, sipas Listave, datë për qëndrim në arkiv dhe nënshkrim të personit zyrtar. Vulën afatizuese e plotëson personi zyrtar i cili e ka punuar lëndën. Aktet e zgjidhura në arkiv klasifikohen dhe vendosen në fascikël sipas listave të ndara materiali arkivor nga materiali dokumentar.
Poseduesit janë të detyruar të bëjnë përzgjedhje në mënyrë të rregullt të materiali arkivor nga materiali dokumentar dhe të miratojnë dhe zbatojnë Plan dhe lista. Plani dhe listat përpilohen me komision dhe i dorëzohen për rishikim Arkivit shtetëror, deri më 30 nëntor gjatë vitit aktual. Arkivi jep pëlqim për zbatim të Planit dhe listave në vitin e ardhshëm, ose nëse ka ndonjë vërejtje i kthen për korrigjim.
Gjatë përzgjedhjes, poseduesit veçmas i evidentojnë kopjet arkivore të akteve me vlerë të përhershme. Mostra arkivore jepet në përdorim me përjashtim dhe me revers, gjegjësisht kopjim, ndërsa në origjinal kur duhet të shërbejë si mjet për dëshmi.
Kategorizimi i lëndës arkivore kryhet te poseduesit me qëllim të sigurohet mbrojtja efikase e saj në kushte të paqes dhe luftës. Kategorizimi kryhet në bazë të kriteriumeve dhe në mënyrë të përcaktuar me akt nënligjor.
E gjithë lënda arkivore, pas përzgjedhjes, patjetër duhet të regjistrohet sipas metodave unike. Regjistrimin e lëndës e bën komisioni i poseduesit.
Evidentimi (regjistrim dhe përshkrim) i materialit arkivor i përmban këto elemente: emri i poseduesit, viti nga i cili fillon materiali, sasia e shprehur në fletë dhe gjendja fizike e materialit. Regjistrimet dorëzohen në Arkivin shtetëror deri më 31 mars të vitin të ardhshëm.
Dekreti e rregullon gjithashtu edhe preocedurën për ndarje dhe shkatërrim të materialit dokumentar. Ndarja e materialit bëhet me komision, çdo vit, në bazë të Listës së materialit dokumentar. Pas skadimit të afatit për ruajtje, Komisioni përgatit fletë regjistrimi të materialit që propozohet për shkatërrim dhe paraqet kërkesë deri në Arkiv. Arkivi formon Komision të lartë prej dy përfaqësues të tij. Komisioni i lartë në vend bën kontrollim në regjistrimin dhe në materialin e propozuar. Nëse konstaton që materialit dokumentar të propozuar i kanë kaluar afatet për ruajtje dhe në të nuk ka material arkivor, jep pëlqim me shkrim për shkatërrimin e tij. Poseduesi e shkatërron materialin dokumentar me dorëzim në ndërmarrjet për blerje të mbeturinave ose në mënyrë tjetër.
Poseduesit janë të detyruar të ruajnë, sigurojnë dhe mbrojnë materialin e mbrojtur arkivor nga të gjitha llojet e shfajësimit, dëmtimit dhe shkatërrimit.
Materiali arkivor i përzgjedhur, i shënuar si mostër arkivore, i dorëzohet arkivit për ruajtje të përhershme, në gjendje origjinale, të kompletuar dhe të rregulluar, me regjistrim dhe përshkrim të lëndës, në kuti arkivore dhe në afat të përcaktuar me ligj.
Arkivi shtetëror, siguron ndihmë profesionale poseduesve në miratimin e planeve dhe listave, në përzgjedhjen, nxjerjen, evidentimin dhe mbrojtjen e materialit arkivor deri në dorëzimin në Arkiv.
Në vitin 1997, drejtori i Arkivit shtetëror miratoi Udhëzimin për mënyrën dhe teknikën e trajtimit me materialin dokumentar dhe materialin arkivor në punën në zyrë dhe atë arkivore. (gazeta zyrtare e RM nr. 60/1997). Me Udhëzimin shpjegohen në detaje dispozitat e Dekretit për punën në zyrë dhe atë arkivore.
Si pjesë përbërëse e Udhëzimit jepen edhe këto formulare: për vulën pranuese dhe afatizuese, për plotësimin e ditarit, ditar i posaçëm, regjistrim të akteve dhe përshkrim të materialit arkivor, regjistrim të materialit dokumentar, regjistër, kartotekë dhe libra ndihmëse dorëzuese.
Pjesë shumë të rëndësishme të Udhëzuesit përfaqësojnë Planin e shenjave arkivore për vendosje të akteve, Lista e materialit arkivor me vlerë të përhershme dhe Lista e materialit dokumentar me afate për ruajtje (Pjesa e përgjithshme).
Pjesa e përgjithshme përfshin të gjitha llojet e akteve që krijohen në punën e secilit posedues në Republikën e Maqedonisë së Veriut, të cilat i referohen: 01. Organizatës dhe zhvillimit; 02. Menaxhimit; 03. Punëve të përgjithshme dhe juridike; 04. Marrëdhënies së punës; 05. Punës financiare – materiale; 06. Mbrojtjes
Pjesa e përgjithshme shërben si shembull për përgatitjen e Pjesës së veçantë të planit dhe listave, e cila i përfshin materialet e veprimtarisë bazë (specifike) të një poseduesi, dhe fillon me shenjën arkivore nga 07. e tutje.