Законска и подзаконска регулатива за канцелариско работење

Нормативното и правното регулирање на канцелариското и архивското работење во Република Македонија е извршено со:

• Законот за архивски материјал и Законот за изменување и дополнување на Законот за архивски материјал;
• Уредбата за канцелариско и архивско работење;
• Уредбата за утврдување на критериумите за подолги рокови за користење на архивскиот материјал.

Според Законот за архивски материјал (Сл. Весник на РМ, бр. 95 од 26.7.2012 година) и Уредбата за канцелариско и архивско работење (Сл. Весник на РМ бр. 1 од 3.1.2014 година) сите субјекти во државата кои со своето работење создаваат архивски материјал од трајна вредност се должни тој материјал да го евидентираат и чуваат, во согласност со законските прописи, се до моментот на неговото предавање во Државниот архив на Република Македонија.

Со Законот за архивски материјал се уредува заштитата, чувањето и користењето на архивскиот материјал.

Уредбата за канцелариско и архивско работење е заснована на Законот за архивски материјал. Според неа, начинот на работа и правилата за постапување со документарниот и архивскиот материјал во канцелариското и архивското работење го уредува Владата на Република Македонија. Со уредбата, покрај канцелариското работење, се опфаќа и архивското работење. Тоа е причина што издвојување на архивскиот материјал од документарниот материјал е значаен сегмент од архивското работење, а ги содржи и останатите сегменти: архивирање, средување, евидентирање на архивскиот материјал, чување, заштита и користење на архивскиот и документарниот материјал и предавање на архивскиот материјал во Архивот. Уредбата го регулира канцелариското и архивското работење на сите државни органи, претпријатија и други правни лица со и без јавни овластувања (иматели), со што се обезбедува задолжителна примена на правилата за канцелариско и архивско работење во Република Македонија.

Процесот на канцелариско и архивско работење меѓусебно се условуваат и дополнуваат и прават единствена целина. Нормативното регулирање на административното работење кај сите иматели обезбедува поефикасен систем на заштита, чување и користење на архивскиот материјал кај имателите. Се регулираат прашањата кои произлегуваат од новините содржани во одредбите од Законот за архивски материјал, како: приемот, отварањето и распоредувањето на актите, нивното одлагање, класификација, валоризација и сл., алтернативни начини на водење на канцелариското работење, начинот на издавање и користење на актите во службени цели и сл. Нормативно се доразработени и процесите на архивското работење како:

начинот на изработка и постапката за донесување на План на архивски знаци и листи на архивски и документарен материјал, пополнување и примена на роковниот штембил, средувањето, одбирањето, евендитирањето и категоризацијата на архивскиот материјал, начинот и постапката на издвојување и уништување на документарниот материјал, обезбедување на просторни, технички и безбедносни мерки за заштита на архивскиот материјал и начнот и постапката за примопредавање на архивскиот материјал на трајно чување на Архивот.

Упатството за начинот и техниката на постапувањето со документарниот и архивскиот материјал во канцелариско работење го донесува Архивот на Македонија врз основа на член 40 од Уредбата за канцелариско и архивско работење. Во упатството поблиску се уредува приемот, прегледувањето и распоредувањето, заведувањето, доставувањето, административно-техничкото обработување, испраќањето, разведувањето, класифицирањето и одлагањето на завршените акти во писарница, како и одбирањето, средувањето, еведентирањето и категоризацијата на архивскиот материјал, потпишувањето и уништувањето на документарниот материјал, чувањето, заштитата и обезбедувањето на документарниот и архивскиот материјал во соодветен простор, опремата, техничко-технолошките средства и предавањето на архивскиот материјал на трајно чување во Архивот.

Одредбите од Упатството се применуваат во канцелариското и архивското работење на државните органи, судовите, единиците на локалната самоуправа и градот Скопје, претпријатијата и други правни лица, политичките партии, општествените организации и здружение на граѓаните, односно имателите.

Архивот го прима архивскиот материјал од имателите во следните случаеви:

• по истекот на рокот на чување на материјалот;
• во случај на престанок на работа на имателот (стечај);
• на барање на самиот имател;
• доколку имателот објективно нема услови за чување на архивскиот материјал, тој може да се депонира и предаде во Архивот.