Законски и подзаконски акти

Архивски закони

Превземи: Консолидиран текст на Законот за архивски материјал

Превземи: Закон за изменување и дополнување на Законот за архивски материјал (Сл. Весник на Р. Македонија, бр.169 од 30.09.2015 година)

Превземи: Закон за изменување и дополнување на Законот за архивски материјал (Сл. Весник на Р. Македонија, бр.148 од 31.08.2015 година)

Превземи: Закон за изменување и дополнување на Законот за архивски материјал (Сл. Весник на Р. Македонија, бр.72 од 05.05.2015 година)

Превземи: Закон за изменување и дополнување на Законот за архивски материјал (Сл. Весник на Р. Македонија, бр.41 од 27.02.2014 година)

Превземи: Закон за архивски материјал (2012 г.)

Подзаконски акти за канцелариско архивско работење

Превземи: Уредба за канцелариско и архивско работење (2014 г.)

Превземи: Упатство за начинот и техниката на постапување со архивскиот и документарниот материјал во канцелариското и архивското работење (2014 г.)

Превземи: Упатство за начинот на одбележување на документите со подолги рокови на користење

Превземи: Правилник за образецот на легитимацијата на инспекторот на ДАРМ и начинот на нејзиното издавање и одземање

Превземи: Тарифник за висината на надоместоците што ги наплаќа ДАРМ

Превземи: Правилник за кадровски, технички и просторни услови кои треба да ги исполнат документарните центри за заштита, чување и користење на приватниот архивски и документарен материјал

Превземи: Уредба за посебна заштита на архивската граѓа во воена и вонредна состојба

КАНЦЕЛАРИСКО И АРХИВСКО РАБОТЕЊЕ ВО РЕПУБЛИКА МАКЕДОНИЈА

Во 1996 година Влада на Република Македонија ја донесе Уредбата за канцелариското и архивското работење (Службен весник на РМ, бр. 58/1996 год). Со овој пропис се уредува начинот на работа и правилата на постапување со документарниот материјал и архивската граѓа во канцелариското и архивското работење на сите иматели во Република Македонија (државни органи, претпријатија и други правни лица).

Првиот дел од Уредбата, кој се однесува на „канцелариското работење“, ги регулира следниве прашања: прием. прегледување, распоредување и заведување на актите, нивно доставување за работа и административно-техничко обработување, разведување и класифицирање на актите, одлагање на решените акти во писарницата.

Вториот дел од Уредбата се однесува на „архивското работење“ на имателите. Во него се регулираат следниве прашања: одбирање на архивската граѓа од документарниот материјал; евидентирање и категоризација на архивската граѓа; попишување и уништување на документарниот материјал; чување, заштита и обезбедување на материјалот и граѓата; предавање на архивската граѓа во Државниот архив.

Уредбата ги дефинира поимите: акт, прилог, предмет, досие, документарен материјал, архивска граѓа, архивска кутија (папка).

Актите можат да бидат од обичен или од таен карактер. На актите од таен карактер им се определува вид и степен на тајност.

Уредбата ги утврдува работите кои се вршат во писарницата на имателот.

Основна книга за евиденција на актите е деловодникот, кој се води според систем на основни броеви и подброеви. Деловодникот може да се води и по системот на автоматска обработка на податоците (компјутерски).

Од посебно значење се одредбите кои се однесуваат на класифицирање на решените предмети, нивното одлагање (архивирање), пополнување содржината на роковниот штембил и определување роковите на чување на актите.

Сите решени акти и предмети и книги (заклучени и озваничени), на крајот на годината се предаваат од писарницата во архива. Решените предмети се класифицираат и средуваат по архивски знаци, според Планот на архивските знаци за распоредување на решените предмети. Одбирањето на архивската грага од документарниот материјал се врши според Листата на архивска грага. Издвојувањето на документарниот материјал на на кој му изминале роковите за чување се врши според Листата на документарен материјал.

Планот и двете листи содржат Општ и Посебен дел. Архивските знаци не можат да се менуваат во текот на годината, но можат да се додаваат нови.

На сите акти, по нивното заведување, им се става роковен штембил што содржи: архивски знак (четирицифрен) според Планот, рок на чување, според Листите, датум на одлагањето во писарницата и потпис на службеното лице. Роковниот штембил го пополнува службеното лице кое го решавало предметот. Решените акти во писарницата се класифицираат и ставаат во фасцикли според листите, посебно архивската граѓа, а посебно документарниот материјал.

Имателите се должни да вршат редовно одбирање на архивската граѓа од документарниот материјал и да донесуваат и применуваат План и листи. Планот и листите се изработуваат комисиски и му се доставуваат на увид на Државниот архив, до 30. ноември во тековната година. Архивот дава согласност за примена на Планот и Листите во наредната година, или, доколку има забелешки ги враќа на корекција.

При одбирањето имателите посебно го одбележуваат архивскиот примерок на актите од трајна вредност. Архивскиот примерок се дава на користење по исклучок и со реверс односно копирање, а во оригинал кога треба да послужи како доказно средство.

Категоризација на архивската граѓа се врши кај имателите со цел да се обезбеди нејзина ефикасна заштита во мирновременски и воении услови. Категоризацијата се врши врз основа на критериуми и на начин утврден со подзаконски акт.

Целокупната архивска грага, по извршеното одбирање, задолжително се евидентира. според единствени методи. Евидентирањето на граѓата го врши комисија на имателот.

Евиденцијата (попис и опис) на архивската граѓа ги содржи следниве елементи: назив на имателот; година од која потекнува граѓата; попис и опис на архивската граѓа; количество изразено во листови и физичка состојба на граѓата. Евиденциите му се доставуваат на Државниот архив до 31 март во наредната година.

Уредбата ја регулира и постапката за издвојување и уништување на документарниот материјал. Издвојувањето на материјалот се врши комисиски, секоја година, врз основа на Листата на документарен материјал. По истекот на рокот на чување, Комисијата изготвува пописен лист на материјалот кој се предлага за уништување и поднесува барање до Архивот. Архивот формира Виша комисија од двајца свои претставници. Вишата комисија на лице место прави увид во пописот и во предложениот материјал. Доколку констатира дека на предложениот документарен материјал му поминале роковите за чување и во него нема архивска граѓа, дава писмена согласност за негово уништување. Имателот го уништува документарниот со предавање на претпријатие за откуп на отпадни материјали или на друг начин.

Имателите се должни одбраната архивска граѓа да ја чуваат, обезбедуваат и заштитуваат од секаков вид на отугување, оштетување и уништување.

Одбраната архивска граѓа одбележана како архивски примерок му се предава на трајно чување на архивот во изворна, комплетна и средена состојба, со попис и опис на граѓата, во архивски кутии и во рок утврден со закон.

Стручна помош на имателите во донесувањето на плановите и листите, во одбирањето, излачувањето, евидентирањето и заштитата на архивската граѓа до предавањето на Архивот, дава Државниот архив.

Во 1997 година, директорот на Државниот архив го донесе Упатството за начинот и техниката на постапување со документарниот материјал и архивската грага во канцелариското и архивското работење. (Службен весник на РМ. бр.60/1997). Со Упатството поблиску се разработуваат одредбите на Уредбата за канцелариско и архивско работење.

Како составен дел на Упатството се дадени следниве обрасци: за приемниот и роковниот штембил; за водењето деловодник, посебен деловодник, попис на акти, попис и опис на архивската грага, попис на документарниот материјал, регистар, картотека и помошни доставни книги.

Многу значаен дел од Упатството претставуваат Планот на архивските знаци за распоредување на актите, Листата на архивска граѓа од трајна вредност и Листата на документарен материјал со рокови на чување (Општ дел).

Општиот дел ги опфаќа сите видови на акти што се создаваат во работата на секој имател во Република Македонија а кои се однесувааат на: 01. Организацијата и развојот; 02. Управувањето; 03. Општите и правни работи; 04. Работните односи; 05. Финансиско-материјалното работење; 06.Одбраната и заштитата.

Општиот дел служи како пример за изработка на Посебниот дел од планот и листите, која ја опфаќа материјалите од основната (специфична) дејност на еден имател, и започнува со архивскиот знак од 07. натаму.

Движете нагоре