DISPOZITAt LIGJORE LIDHUR ME DISPOZICIONIN DHE shrytëzimin E MATERIALIT ARKIVOR

Në përputhje me Ligjin për materialin arkivor, materiali arkivor është në dispozicion për përdorim 20 vjet më pas krijimit të tij. Sipas saj, shumica e fondit arkivor të Republikës së Maqedonisë është në dispozicion për përdorim.

Pas skadimit të këtij afati të përgjithshëm ligjor, me propozimin e poseduesit, Qeveria e Republikës së Maqedonisë së Veriut mund të caktojë afate më të gjata për përdorimin e materialit arkivor, por jo më shumë se 150 vjet nga krijimi i materialit (neni 21 paragrafi 2 të Ligjit).

Bazuar në këtë autorizim ligjor, Qeveria e Republikës së Maqedonisë në vitin 1996 e miratoi atë Rregullore për vendosjen e kritereve për afate më të gjata për përdorimin e materialit arkivor (Gazeta zyrtare e Republikës së Maqedonisë, nr. 3/1996).

Afatet e vendosura në Rregullore sigurojnë paarritshmërinë e nevojshme të zgjeruar në shfrytëzimin e atyre dokumenteve, të cilat sipas përmbajtjes së tyre, nëse përdoren në afate më të shkurtra, mund të dëmtojnë interesat e shtetit, jetën private të qytetarëve, të drejtat dhe lirinë e tyre.

Dokumente që bien nën këto kriteret dhe afatet janë si në vijim:

• dokumente që mund të cenojnë sovranitetin, pavarësinë dhe integritetin territorial të Republikës së Maqedonisë - 75 vjet pas krijimit të tyre;
• dokumente në fushën e mbrojtjes dhe sigurisë së shtetit - 75 vjet pas krijimit të tyre;
• dokumente mbi politikën e jashtme dhe marrëdhëniet diplomatike të vendit - 75 vjet pas krijimit të tyre;
• dokumentet për studimet gjeologjike dhe gjeodezike, objektet dhe kapacitetet me rëndësi strategjike për shtetin - 100 vjet pas krijimit të tyre;
• dokumente që përfaqësojnë një sekret pune, përmirësime teknologjike dhe inovacione - 50 vjet pas krijimit të tyre;
• dokumente që ofendojnë ndjenjat kombëtare, kufizojnë të drejtat dhe liritë e njeriut të besimit fetar dhe politik, të cilat shkaktojnë intolerancë dhe diskriminim kombëtar dhe racor - 100 vjet pas krijimit (nëse për individë - 20 vjet pas vdekjes së personit ose 100 vjet pas lindjes së tij);
• dosje shëndetësore - 150 vjet pas lindjes së personit;
• dokumentet e krijuara në procedurat gjyqësore, deri në 75 vjet pas hyrjes në fuqi të vendimit;
• dokumente që përmbajnë informacione të besueshme në lidhje me individët dhe trashëgimtarët e tyre (përdhunimi, lindja e paligjshme, birësimi, delikuenca e të miturve, etj.) - 150 vjet pas krijimit të dokumentit. (Neni 4 i Rregullores).

Afatet më të gjata për shrytëzimin e dokumenteve që kanë statusin e materialit arkivor dhe që bien nën kriteret e Rregullores, përcaktohen nga poseduesi gjatë dorëzimit të materialit midis poseduesit dhe Arkivit. Gjatë dorëzimit, poseduesi është i detyruar të shënojë në regjistrat për materialin arkivor ato dokumente që kanë afate më të gjata për përdorim dhe të përcaktojë se pas skadimit të afatit dokumenti mund të përdoret.

Dokumentet që plotësojnë kriteret e mësipërme, pas skadimit të afateve të përcaktuara, bëhen të disponueshme për përdorim. Miratimi për përdorimin e dokumenteve në afate më të shkurtër se ato të përcaktuara me Rregullore, jepet nga Qeveria e Republikës së Maqedonisë.

Afatet për disponueshmërinë e zgjatur për përdorimin e materialit arkivor të krijuar nga persona fizikë dhe që përfaqësojnë pasurinë e tyre, përcaktohen nga poseduesit ose trashëgimtarët e tij. Ata mund të zvogëlojnë vullnetarisht këto afate.

Dokumentet që bien nën kriteret e parashikuara nga Rregullorja dhe kanë cilësinë e materialit dokumentar me afat të ruajtjes, përdoren nga vetë poseduesit.

Bazuar në nenin 8 të Rregullores, të përshkruar nga drejtori i Arkivit shtetëror të Republikës së Maqedonisë në 1998 Udhëzime për mënyrën dhe procedurën për shënimin e dokumenteve me afat më të gjatë të ruajtjes (Gazeta Zyrtare e Republikës së Maqedonisë, nr. 59/1998).

Me këtë rregull janë të rregulluara më detajisht mënyra dhe procedura e shënimit të dokumenteve me afate të zgjatura të përdorimit, elementet e vulës për afate më të gjata përdorimi, etj

Gjatë kohës së dorëzimit të materialit nga ana poseduesit të Arkivit, një pjesë plotësuese e proçesverbalit për dorëzim-pranim është lista e dokumenteve me kushte më të gjata përdorimi (nëse ka diçka të tillë).

Në momentin e dorëzim-pranimit të materialit arkivor, Arkivi mund të rivlerësojë afatet për qasje të vazhdueshme, në përputhje me Rregulloren dhe në konsultim dhe me pëlqimin e poseduesit, për t'i konfirmuar, t'i zvogëloj ose të mos i pranoj ato. Nëse Arkivi nuk pranon afatet e propozuara nga poseduesi, dokumenti bëhet i disponueshëm për përdorim në përputhje me afatin e përgjithshëm të përdorimit të përcaktuar në Ligjin për materialin arkivor.

Me afatin e përgjithshëm ligjor dhe me afatet për lloje të caktuara të dokumenteve që përmbahen në Rregullore nuk shkelet parimi i disponueshmërisë së përgjithshme për përdorimin e materialit arkivor nga i gjithë fondi arkivor i Republikës së Maqedonisë, as nuk kufizohen të drejtat e barabarta të të gjithë përdoruesve të materialit arkivor.

Republika e Maqedonisë është një nga vendet më liberale për sa i përket disponueshmërisë dhe përdorimit të materialit arkivor, duke pasur parasysh se shumica e fondit arkivor të vendit është në dispozicion për përdorim 20 vjet pas krijimit të tij.