KOMPETENCAT DHE DETYRAT E ARKIVIT SHTETËROR TË REPUBLIKËS SË MAQEDONISË SË VERIUT
MBROJTJA E MATERIALIT ARKIVOR TEK POSEDUESIT
Një nga detyrat e rëndësishme të Arkivit shtetëror të Republikës së Maqedonisë së Veriut është monitorimi i rregullt i gjëndjes së materialit arkivor tek poseduesit respektivisht tek krijuesit. Këto detyra Arkivi i realizon përmes Sektorit për mbikqyrje inspektuese dhe mbrojtje të materialit arkivor tek poseduesit dhe rregullim dhe përpunim të materialit arkivor në përbërje të së cilës punojnë: njësia për mbrojtje të materialit arkivor tek poseduesit dhe rregullimin dhe përpunimin e materialit arkivor dhe njësia për mbikqyrje inspektuese, me inspektorë të autorizuar.
Njësia për mbrojtje të materialit arkivor tek poseduesit, bën evidentim dhe monitorim të vazhdueshëm të krijuesve dhe poseduesve të materialit arkivor. Poseduesit klasifikohen në dy kategori – prioritare dhe joprioritare dhe formohen dosje për secilin posedues veç e veç.
Vizitat tek poseduesit dhe ndihma profesionalo-metodologjike përbëhen nga: ndihmë profesionale në përgatitjen e planeve dhe listave, të shenjave arkivore të punës në zyrë, përzgjedhje, evidentim dhe pranim të materialit etj. Për secilën vizitë shkruhen proçesverbale, me konstatim të gjendjeve, masave dhe afateve për mënjanim të parregullsive të konstatuara.
Klasifikimi dhe vlerësimi tek poseduesit bëhet përmes miratimit dhe zbatimit të planeve të shenjave arkivore dhe listave të materialit dokumentar me afate të ruajtjes si dhe listat e materialit arkivor. Për zbatim të planeve dhe listave Arkivi jep pëlqim për zbatim të tyre. Në Republikën e Maqedonisë së Veriut, duke filluar nga vitit 1968 është përshkruar pjesa e përgjithshme e planit dhe listave e cila për të gjithë poseduesit është e njejtë dhe pjesë e veçantë e planit dhe listave e cila përgatitet sipas pozicionimit specifik të poseduesit, e cila del nga struktura e tij funksionale.
Evidentimi i materialit arkivor ndërlidhet në përzgjedhjen. Materiali arkivor i përzgjedhur me vlerë të përhershme, në përputhje me listat, evidentohet në mënyrë analitike, me anë të përpunimit të përshkrimit dhe regjistrimit.
Për materialin dokumentar të ndarë, të cilit i kanë skaduar afatet për ruajtje, poseduesi përgatit një listë të veçantë dhe e informon Arkivin, i cili jep pëlqim për shkatërrimin e tij. Në përputhje me afatin e përcaktuar ligjor, poseduesi është i detyruar ta dorëzojë materialin arkivor në Arkiv në gjendjen origjinale, të përzgjedhur, të rregulluar dhe të evidentuar.
Njësia për mbikqyrje inspektuese tek poseduesit për kontrollin e bërë në gjendjen e materialit dokumentar dhe arkivor, përpilon proçesverbal. Në proçesverbal jepen masa propozuese të cilat poseduesi është i detyruar ti ndërmarrë për t'i eliminuar mangësitë dhe lëshimet e identifikuara me afate për zbatimin e tyre. Nëse gjatë mbikqyrjes inspektuese, inspektori konstaton se poseduesi ka kryer kundërvajtje apo vepër penale, ai paraqet kërkesë deri te drejtori i ASHRMV për të filluar procedurë kundërvajtëse ose penale kundër personit përgjegjës.
MBROJTJA E MATERIALIT ARKIVOR NË ARKIV
Njësia për mbrojtje të materialit arkivor – Depo, punon në pranimin e materialit arkivor i cili bëhet përmes: marrjes nga poseduesit, blerjes, dhuratës, depozitimit dhe nga hulumtimet arkivore në arkivet jashtë shtetit.
Evidentimi i materialit arkivor në depot e arkivave në Republikën e Maqedonisë së Veriut bëhet në përputhje me udhëzimin për evidentim të vetëm dhe të detyrueshëm të materialit, fondeve arkivore në Arkivat e Republikës së Maqedonisë së Veriut. Fondet dhe përmbledhjet arkivore klasifikohen në 3 kategori, varësisht nga koha e krijimit dhe rëndësia e materialit arkivor.
Materiali arkivor nga depoja jepet për: përpunim dhe prodhim të doracakëve informativ, mbrojtje tekniko-teknologjike (mikrofilmim, konservim dhe restaurim dhe punë libralidhëse), shfrytëzim, ekspozita etj.
Mbrojtja e materialit arkivor fillon me pranimin në Arkivin shtetëror, ku pas marrjes së materialit ndërmiren masa mbrojtëse: pastrim nga pluhuri, dezinfektim, mikrofilmim, konservim dhe restaurim.
Mbrojtja preventive përbëhet në vendosjen dhe ruajtjen e materialit arkivor në depot e ndërtuara me qëllim, të mbrojtura nga drita direkte diellore me rregullim të temperaturës dhe lagështisë relative në kufij të përafërt, sipas standardeve arkivore të përcaktuara. Ato nënkuptojnë rregullimin e temperaturës dhe lagështisë relative në kufij që lejojnë mundësitë e arkivit dhe dezinfektimi i materialit të ndotur arkivor në dhoma-vakumuese të veçanta dhe në laboratorin për konservim të dokumenteve të cilat restaurohen. Dezinfektimi kryhet në varësi të ndotjes e cila përcaktohet në bazë të analizave të rregullta mikrobiologjike. Nga rezultatet e marra, ndërmeren masa për eliminimin e shkaqeve të dëmtimit: dezinfektim të dokumenteve ndaras, shkëputje të fletëve të ngjitura, larje, zbardhim, largim të njollave, shpërlarje, neutralizim përmes rrugës të thatë dhe të lagësht, tharrje dhe rrafshim, përgatitje të ngjitësve për restaurim manual, përforcim të dokumenteve me karkoksil, metil dhe hidroksil, metil celulozë, restaurim dhe petëzim manual dhe mekanik.
Mikrofilmimi kryhet në fonde të rregulluara dhe të përpunuara me mjete shkencoro-informative. Fondet mikrofilmohen në shirita dhe mikrofishe; kontrollohet cilësia e materialit të regjistruar në mikrolexues dhe dezintometër, dhe bëhet shpërlarje dhe rigjenerim i shiritave të vjetër mikrofilmike.
Në libralidhëse, lidhen dhe u vendosen kapak librave arkivore dhe prodhojnë kuti të përshtatshme arkivore, për ruajtjen e materialit arkivor në të gjitha depot e Arkivit Shtetëror të Republikës së Maqedonisë së Veriut.
Shërbimi për dokumentacion teknik e merr përsipër dokumentacionin teknik nga objektet me interes të veçantë të Republikës (objektet strategjike). Dokumentacioni teknik i marrë, evidentohet, përgatitet për filmim dhe materiali i filmuar përpunohet. Nga materiali i filmuar bëhen tre lloje të mikrofilmit: negative, pozitive dhe diazo.
RREGULLIM DHE PËRPUNIM I MATERIALIT ARKIVOR
Për qasje unike metodologjike në rregullim, evidentim dhe përpunim të materialit arkivor përdoren udhëzime të përgjithshme dhe të veçanta profesionale-metodologjike për punë. Udhëzimet e përgjithshme rregullojnë metodologjinë e fazave dhe proceseve të caktuara në punë, ndërsa udhëzimet e veçanta profesionale-metodologjike e rregullojnë metodologjinë e rregullimit-përpunimit të fondeve apo përmbledhjeve individuale, ose grup fondesh-përmbledhjesh, mënyrën e evidentimit dhe llojin e mjeteve shkencoro-informative të cilat duhet të përpunohen.
Udhëzimet profesionale-metodologjike përmbajnë këto elemente:
- Historiat i shkurtër i krijuesit të fondit (fondformuesit)
- Struktura organizative dhe riorganizimet e brendshme
- Plani i klasifikimit me udhëzimet e punës
- Lista e materialit arkivor dhe dokumentar.
Procesi i rregullimit dhe përpunimit të fondeve arkivore zhvillohet në faza.
Rregullimi i materialit arkivor zbatohet në të gjitha fondet dhe përmbledhjet të cilat janë të pranuara në gjendje të parregulluar dhe paevidentuar dhe përfshinë:
- klasifikim, përpunim, nënshkrim dhe foliacion të librave arkivor,
- klasifikim të akteve sipas fondeve dhe viteve,
- Klasifikim i materialit të një njësie organizative të caktuar (nga viti më i vogël në atë më të lartë) ose klasifikim për çdo vit,
- Sistematizim i brendshëm i dоkumenteve në suaza të lëndës, foliacion dhe vlerësim final të materialit arkivor – rregullim kronologjik ose tematik, kompletim etj.
- Përpunim të përshkrimeve të brendshme të secilës kuti arkivore – si pjesë përbërëse e inventarit përmbledhës, kontroll përmbledhës të materialit arkivor të të gjithë fondit, respektivisht përmbledhje dhe listë e materialit arkivor për konservim dhe restaurim.
Rregullimi i fondit mbaron me përgatitjen e inventarit përmbledhës për fondet dhe përmbledhjet që nuk kanë rëndësi të veçantë, kurse fondet dhe përmbledhjet më të rëndësishme përpunohen.
Përpunimi i materialit arkivor përfshin përgatitjen e të dhënave përmbajtësore të shkurtëra për secilin dokument të vetëm në formë të regestit, inventarin analitik dhe udhëzim në materialin e mikrofilmuar arkivor. Regestet përgatiten për fondet deri ne vitin 1918, për periudhën e Lëvizjes nacional-çlirimtare (1941-1944), fonde familjare dhe personale dhe fonde të revolucionarëve. Për fondet tjera të rëndësishme përgatitet përshkrim analitik (inventar) i lëndëve.
- Inventari analitik përgatitet për lëndët – njësitë arkivore në përmbajtje koncize sipas rradhitjes kronologjike ose alfabetike.
- Regesti është paraqitje koncize e përmbajtjes së një dokumenti ose objekti me të dhëna për karakteristikat e jashtme (për dokumente shumë të rëndësishme dhe dokumente të vjetra) duke përmendur të dhënat për datën, dërguesit dhe pranuesit.
Elementet e përshkrimit:
- Nënshkrimi arkivor, i cili përmban numrin arkivor, numrin e fondit(përmbledhjes), numrin rendor të njësisë përshkruese më të ulët në fond (ose numrin e kutisë), numrin rendor të lëndës në kuadër të njësisë përshkruese më të ulët, numrin rendor të dokumentit në kuadër të lëndës dhe fletëve “prej-deri” në vazhdimësi, në kuadër të njësisë përshkruese më të ulët (shembull: 01.0159.0215.110/0215-0226).
- Data e krijimit
- Vendi i krijimit
- Titulli i lëndës, përkatësisht dokumentit
- Dërguesi dhe pranuesi
- Përmbajtje e shkrurtër e lëndës, përkatësisht dokumentit
- Veti të jashtme të dokumentit – shënimi i origjinalitetit, gjuha, shkrimi, përmasat, ngjyra dhe numri i fletëve.
Tek mikrofilmet gjithashtu përmendet dhe fondi, nënshkrimi nga përmbledhja mikrofilmike, numri i filmimeve dhe (ose) numrat rendor të filmimeve nga shiriti.
Udhërrëfyesit përmes materialit të mikrofilmuar arkivor i referohen fondeve të mikrofilmuara të sjella nga hulumtimet në arkivet e huaja dhe janë të përpunuara për të drejtuar përdoruesin në të dhënat përmbajtësore për një fond të mikrofilmuar të caktuar në mënyrë sa më të shpejtë. Ata janë të mbuluara me regjistra tematik, gjeografik të emrave, me nënshkrimet përkatëse mikrofilmike.
Në fund të përpunimit të fondit vendoset shënim historik, përmbajtje e shkurtër e të gjithë fondit dhe kompletohet dosja e fondit. Karta e punës së fondit e ndjek lëvizjen e fondit nga pranimi i tij në Arkiv deri në përpunimin përfundimtar dhe ndërhyrjet e ndërmarra të fondit – mikrofilmim, konservim dhe restaurim..
HULUMTIMI, SHFRYTËZIMI DHE PUBLIKIMI I MATERIALIT ARKIVOR
Për tu plotësuar fondet arkivore të cilat Arkivi Shtetëror i Republikës së Maqedonisë së Veriut i ka në dispozicion, kryhen veprimtari hulumtuese, për zbulim, evidentim dhe furnizim të dokumenteve që janë në pronësi private ose në arkive të ndryshme, biblioteka dhe institucione tjera në vende të ndryshme.
Tek ne hulumtimi bëhet me angazhim të arkivistëve nga Arkivi Shtetëror i Republikës së Maqedonisë së Veriut, në mënyrë që me poseduesit e mundshëm bëhet korespodencë, realizohen kontakte personale dhe negociohen kushtet nën të cilat mund të meret materiali arkivor i cili është në pronësi private.
Jashtë vendit, vëmendje të veçantë i kushtohet vendosjes së marrëveshjeve bilaterale për bashkëpunim me shërbimet përkatëse arkivore në vendet ku ka interes për hulumtime reciproke. Deri tani, Arkivi Shtetëror i Republikës së Maqedonisë së Veriut ka lidhur marrëveshje me qendrat arkivore në Shqipëri, Kosovë, Bullgari, Turqi, Poloni, Austri, Slloveni, Itali, Federatën Ruse, Sërbi, Mal të Zi etj.
Pas hulumtimeve në vend, organizohet pranimi i materialit arkivor në Arkivin Shtetëror të Republikës së Maqedonisë së Veriut.
Shfrytëzim i materialit arkivor në Arkivin Shtetëror të Republikës së Maqedonisë së Veriut është i rregulluar me Ligjin për material arkivor dhe aktet e tjera të Arkivit, si dhe me afatet dhe kushtet të vendosura mes poseduesve të materialit dhe Arkivit Shtetëror të Republikës së Maqedonisë së Veriut gjatë pranimit të tij.
Materiali arkivor mund të shfrytëzohet, nëse fondet dhe përmbëledhjet që janë interesante për përdoruesit, janë në gjendje të rregulluar dhe të përpunuar arkivore. Në përgjithësi, përdoren kopje të materialit (kseroks-kopje dhe mikrofilme). Arkivi shtetëror i Republikës së Maqedonisë së Veriut në të gjithë objektet ka hapësira të caktuara – dhoma leximi për përdorim të materialit.
Shfrytëzimi i materialit arkivor në Arkivin Shtetëror të Republikës së Maqedonisë së Veriut bëhet duke paraqitur kërkesë për shfrytëzim të materialit arkivor, në të cilin përveç të dhënave personale deklarohet dhe tema. Zgjedhja e materialit arkivor bëhet përmes rishikimit në mjetet shkencoro-informative për materialin. Për momentin, zgjedhja e materialit arkivor mund të bëhet pjesërisht përmes Sistemit informativ të Arkivit. Kërkesa për shfrytëzim të materialit arkivor bazohet në titullin ose në përmbëledhjen dhe nënshkrimin.
Me kërkesë të shfrytëzuesve, bëhet kopjimi (kserografim, fotokopjim, mikrofilmim dhe skenim) i materialit që ju intereson.
Për secilin shfrytëzues të materialit arkivor hartohet dosje e cila përmban formularet për shfrytëzim, fletët e huazuara dhe kërkesat për kopjim.
Publikimi i materialit arkivor bëhet në përputhje me politikën botuese të Arkivit. Përcaktimi kryesor është publikimi i materialit arkivor i cili gjendet në Arkiv në origjinal ose është sjellur i riprodhuar nga hulumtimet jashtë vendit. Planifikimi kryesisht i ndjek seritë e përcaktuara (turke, angleze, austriake etj.) të dokumenteve për historinë e Maqedonisë së Veriut dhe shënimet e jubilejeve të rëndësishme të Republikës së Maqedonisë së Veriut dhe të figurave të rëndësishme nga historia kombëtare dhe lokale.
Propozimet për botim rrjedhin nga punëtorët arkivor dhe punëtorëve tjerë shkencor. Për punimet e pranuara përzgjidhen dy recenzues – ekspertë për lëminë dhe kohën, mendimet e të cilëve janë të rëndësishme në botimin përfundimar.