Në interes të mbajtësve dhe studiuesve nga vendi dhe jashtë, Arkivi Shtetëror ndërmerr vazhdimisht aktivitete për zbulimin dhe evidentimin e materialeve arkivore që janë në pronësi private. Ftojmë të gjithë qytetarët që disponojnë material arkivor (dokumentacion) të tregojnë përgjegjësi sociale dhe t'ia dhurojnë Arkivit të Shtetit si një institucion që kujdeset për kujtesën kolektive dhe të shkuarën historike. Pronarëve privatë (ose trashëgimtarëve ligjorë) u ofrohet mundësia të dhurojnë materiale arkivore që kanë një rëndësi të veçantë për historinë kombëtare dhe lokale, si dhe për jetën social-politike, ekonomike dhe kulturore në të kaluarën. Materiali arkivor i dhuruar në Arkivin Shtetëror dhe njesitë e tij pajiset me akomodim adekuat, mbrojtje fiziko-teknike, kërkime, studim e përpunim profesional-shkencor, si dhe përdorim për qëllime shkencore.
Materiali arkivor i paraparë për dhuratë kategorizohet sipas disa kritereve, duke përfshirë veçantinë, rrallësinë dhe mospërsëritshmërinë e materialit arkivore, ruajtjen, origjinalitetin dhe autorësinë. Poseduesit dhe krijuesit e materialit arkivore kategorizohen sipas kohës, vendit, rolit në funksionimin në jetën shtetërore, politike, ekonomike dhe kulturore. Fondet arkivore do të formohen nga materialet arkivore të dhuruara, të cilat do të jenë në dispozicion të studiuesve në të ardhmen dhe prej tyre do të dalin botime të vlefshme në fushën e historisë politike, historisë së jetës së përditshme, historisë kulturore etj. Të gjithë të interesuarit mund të kontaktojnë në numrin e telefonit 02 3237 211 lokalet121 dhe 122, direkt në Arkivin Shtetëror, Kej “Dimitar Vlahov” nr. 19 në Shkup ose në e-mail adresat e mëposhtme: ljupka.andov@arhiv.gov.mk; marjan.gijovski@arhiv.gov.mk. Informacione për dhurimin e materialit arkivore mund të merren edhe nga njësit e Arkivit Shtetëror në Shkup, Tetovë, Ohër, Manastir, Prilep, Strumicë, Shtip, Veles dhe Kumanovë, kontaktet e të cilëve mund të gjenden në faqen tonë të internetit www.arhiv .mk.