Kjo është deklarata më e re e përgatitur nga Këshilli Arkivor Ndërkombëtar dhe International Conference of Information Commissioners, поддржана од ARMA International, CODATA, Digital Preservation Coalition, Research Data Alliance, UNESCO Memory of the World и World Data System.
Deklarata bazohet në tre parime: Vendimet duhet të dokumentohen, dokumentet dhe të dhënat duhet të mbrohen dhe ruhen në të gjithë sektorët, dhe siguria, mbrojtja dhe qasja në përmbajtje dixhitale duhet të lehtësohen gjatë kohës së ndërprerjes së funksionimit normal të shoqërisë.
Shpresojmë që të gjitha komunitetet të lidhura me materialet arkivore, dokumentet dhe të dhënat do të mbështesin Deklaratën dhe do të na bashkohen në theksimin e rëndësisë së detyrës për të dokumentuar, tani dhe në të ardhmen.
COVID-19: Detyra e dokumentimit nuk ndalet në një situatë krize, por bëhet edhe më domethënëse
Ne, nënshkruesit e kësaj deklarate, u bëjmë thirrje qeverive, ndërmarrjeve tregtare dhe institucioneve kërkimore në të gjithë botën ti dokumentojnë vendimet dhe transaksionet e tyre, si tani ashtu edhe në të ardhmen.
Krijuar në komunikatën e UNESCO-së "Shndërrimi i kërcënimit nga COVID-19 në një mundësi për mbështetje më të madhe për trashëgiminë dokumentare" dhe forcimin e thirrjes me anë të së cilës vendimmarrësit në sektorin publik dhe privat njohin rëndësinë e punës me dokumente dhe materiale arkivore.
Deklarata ka tre drejtime veprimi:
- Vendimet patjetër duhet të dokumentohen
Menaxhimi i dokumenteve të zërshme është më i rëndësishëm se kurrë, pasi qeveritë po ndërmarrin hapa unikë për të trajtuar pandeminë COVID-19.
Në ndjekjen për mbrojtje sociale, ekonomike dhe kulturore për njerëzit e tyre dhe sundimin e ligjit, vendime të rëndësishme merren nga qeveritë, të cilat përfshijnë ndërhyrje të konsiderueshme të tregut, kujdesin shëndetësor dhe jetën e përditshme të miliarda njerëzve.
Pandemia tregon përfitimet e përdorimit të të dhënave në një shkallë të madhe dhe të vogël në informimin e vendimmarrësve, por kjo nuk zvogëlon nevojën për regjistrime kontekstuale (për shembull: dokumente në letër, të dhëna, algoritme, kode, audiovizuale), dhe as nuk i lëshon qeveritë nga dokumentimi i proceseve të tyre të analizës së të dhënave ose regjistrimi i informacionit kritik
Nga rëndësija thelbësore që themelet e atyre vendimeve, vetë vendimet dhe vendimmarrësit e lartë të përfshirë, duhet të dokumentohen plotësisht, në mënyrë që qeveritë të mund të qëndrojnë përgjegjës, gjatë dhe pas krizës, dhe për gjeneratat e ardhshme të mësohen nga aktivitet tona..
Në këto rrethana aktuale, regjistrimet mund të jenë në rrezik, pasi që mënyra të reja të punës pranohen shumë shpejt, pa proceset dhe infrastrukturën e zakonshme.
Hapat duhet të ndërmerren urgjentisht për të mbajtur të dhënat e teknologjive epemerale (afatshkurte / jo të përhershme), të cilat duhet të transferohen shpejt.
- Dokumentet dhe të dhënat duhet të mbrohen dhe ruhen në të gjithë sektorët
Detyra e dokumentimit nuk është vetëm përgjegjësi e qeverive, por edhe e institucioneve të tregtisë, hetimit dhe arsimit.
Ndikimi i pandemisë do të jetë i gjerë dhe të gjitha organizatat duhet të jenë të vetëdijshëm për rëndësinë e punës me të dhëna dhe dokumente siç duhet. Subjektet tregtare do të kenë nevojë për dokumente themelore për të vazhduar aktivitetet e tyre, për të provuar të drejtat dhe fuqitë e tyre, por edhe për të aplikuar për subvencione qeveritare.
Institucionet hulumtuese dhe arsimore, veçanërisht ato të përfshira në përcjelljen e sëmundjeve, hartografimin dhe analizimin e gjenomit patogjen për zhvillimin e vaksinave, duhet të sigurojnë që dokumentet dhe të dhënat e tyre të mirëmbahen me kohë dhe siq duhet.
Ekzistimi i praktikave të duhura të dokumentacionit do të sigurojë jo vetëm vazhdimësinë e punës, kërkimit dhe inovacionit, por edhe rekord për gjeneratat e ardhshme se si u menaxhua kjo krizë. Arkivat janë kujdestarë ruajtës të dokumenteve pandemike të gripit të vitit 1918, të cilat po studiohen nga shkencëtarët në të gjithë botën, dhe këto institucione përfundimisht do të mbikëqyrin dokumentet e lidhura me pandeminë COVID-19.
Ndikimi ekonomik dhe shoqëror i pandemisë aktuale duhet të dokumentohet, jo vetëm për të mbrojtur dhe / ose parashikuar ngjarje të ngjashme, por edhe për të kuptuar efektet që do të ketë kjo ngjarje në gjeneratat e tanishme dhe të ardhshme.
- Siguria, mbrojtja dhe qasja në përmbajtje dixhitale duhet të lehtësohen gjatë ndalesës së funksionimit normal të shoqërisë
Mundësia e studimit të pandemisë së COVID-19, me qëllim parandalimin e ngjarjeve të tjera të tilla, imponon ekzistencën e shërbimeve për regjistrimin dhe materialeve arkivore, përndryshe regjistrimet dhe të dhënat nuk do të mblidhen dhe regjistrohen në mënyra që mundësojnë mbrojtjen e tyre dhe disponueshmëria, tani ose në të ardhmen. Dokumentet dhe materialet arkivore janë më shumë se dokumente letre të etiketuar "dokumente zyrtare" - dokumentet dhe kujdestarët e dokumenteve merren me rritje të materialeve dixhitale komplekse, siç janë algoritmet dhe të dhënat e papërpunuara.
Meqenëse ndikimi ekonomik i COVID-19 ndihet në të gjithë botën, gjithashtu do të jetë e vështirë të sigurohen, regjistrohen dhe mbrohen dokumentet nga kompani të dështuara / ekzistuese dhe / ose ente private. Në këtë mënyrë, rëndësia sociale, kulturore, madje edhe ekonomike e sipërmarrjeve të mëparshme mund të vazhdojnë të ekzistojnë.
Ashtu siç është e nevojshme të keni marrëveshje globale mbi standardet, specifikimet dhe përkufizimet për njoftim (si në "Marrëveshjen Sendai"), arkivat duhet të njihen dhe furnizohen si kujdestarë të të dhënave të papërpunuara, si një bazë për të dhëna komplekse ose informacione të raportuara. . Detyra për të dokumentuar këtë informacion nuk pushon gjatë kësaj krize, por bëhet më thelbësore se kurrë.