Në interes të poseduesve dhe hulumtuesve nga vendi dhe jashtë, Arkivi Shtetëror ndërmerr vazhdimisht aktivitete për zbulimin dhe evidentimin e materialeve arkivore që janë në pronësi private.
Ftojmë të gjithë qytetarët që disponojnë materiale arkivore (dokumentacione) të tregojnë përgjegjësi sociale dhe t'ia dhurojnë Arkivit Shtetëror si një institucion që kujdeset për kujtesën kolektive dhe të shkuarën historike. Poseduesit privat (ose trashëgimtarëve ligjorë) u ofrohet mundësia të dhurojnë materiale arkivore që kanë një rëndësi të veçantë për historinë kombëtare dhe lokale, si dhe për jetën socio-politike, ekonomike dhe kulturore në të kaluarën. Materiali arkivor i dhuruar në Arkivin Shtetëror dhe njësitë e tij pajiset me akomodim të përshtatshëm, mbrojtje fiziko-teknike, kërkime profesionale-shkencore, hulumtim e përpunim, si dhe përdorim për qëllime shkencore.
Materiali arkivor i destinuar për dhuratë kategorizohet sipas disa kritereve, duke përfshirë veçantinë, rrallësinë dhe mospërsëritshmërinë e materialit arkivor, ruajtjen, origjinalitetin dhe autorësinë. Poseduesit dhe krijuesit e materialit arkivor kategorizohen sipas kohës, vendit, rolit në funksionimin në jetën shtetërore, politike, ekonomike dhe kulturore. Fondet arkivore do të formohen nga materialet arkivore të dhuruara, të cilat do të jenë në dispozicion të hulumtuesve në të ardhmen dhe prej tyre do të dalin botime të vlefshme në fushën e historisë politike, historisë së jetës së përditshme, historisë kulturore etj.
Të gjithë të interesuarit mund të kontaktojnë në numrin e telefonit 02 3237 211 lokal 121 dhe 122, dhe në hapësirat e Arkivit Shtetëror, Kej “Dimitar Vlahov” nr. 19 në Shkup ose në e-mail adresën: odnosi_so_javnost@arhiv.gov.mk. Gjithashtu mund të merren edhe informacione për dhurimin e materialit arkivor edhe në njësitë e Arkivit Shtetëror në Shkup, Tetovë, Ohër, Manastir, Prilep, Strumicë, Shtip, Veles dhe Kumanovë, kontaktet e të cilëve mund të gjenden në faqen tonë www.arhiv.mk